Kundengeschenke: Das müssen Sie als Freelancer rechtlich beachten

Was sind Kundengeschenke?

Kundengeschenke kommen aus geschäftlichen Gründen zum Einsatz, um Beziehungen im Business aufzubauen und zu vertiefen. Die Anlässe dafür sind vielfältig: Ob Feiertage wie Weihnachten, Jubiläen, Projektabschlüsse oder eine Vertragsunterzeichnung – ein passendes Geschenk drückt Wertschätzung aus und sorgt dafür, dass Sie in guter Erinnerung bleiben.

Kundengeschenke und Steuern

Kundengeschenke können Sie steuerlich als Betriebsausgaben absetzen, wenn sie diese Voraussetzungen erfüllen:

• Es überschreitet pro Person und Jahr nicht den Wert von 50 Euro
• Es wird aus geschäftlichen Gründen gemacht
• Es ist mit keiner Gegenleistung verbunden

Überschreitet ein Geschenk diesen Wert, gilt diese Regelung nicht mehr. Vorsicht auch beim Thema Umsatzsteuer! Auch der Vorsteuerabzug entfällt, wenn Sie die Freigrenze nicht einhalten. Die 50-Euro-Grenze greift nicht, wenn das Geschenk ausschließlich geschäftlich zum Einsatz kommt. Das ist zum Bespiel bei speziellem Werkzeug oder einem Fachbuch möglich.

Planen Sie teurere Geschenke, können Sie diese direkt pauschal selbst versteuern. Denn sonst kann es passieren, dass das Finanzamt bei der beschenkten Person im Nachhinein Sachgeschenke feststellt, die nicht als Betriebseinnahme erfasst wurden. Dann werden im Nachhinein Steuern fällig – das Geschenk verfehlt seine Wirkung also komplett.

Die beschenkte Person verbucht Ihr Geschenk als Betriebseinnahme und anschließend als Privatentnahme, wenn die Verwendung privat erfolgt. Kommt Ihr Geschenk dagegen betrieblich zum Einsatz, muss die beschenkte Person den Wert als Betriebseinnahme und gleichzeitig als Betriebsausgabe erfassen.

Den Überblick über die eigenen Finanzen zu haben spart Zeit und Nerven. Im Artikel Buchhaltung für Selbständige: So bringen Sie Ordnung in Ihre Finanzen erfahren Sie, wie das gelingt.

Pauschalierung nach Paragraf 37 Einkommensteuergesetz (EStG)

Möchten Sie Ihrer Geschäftspartnerin oder Ihrem Geschäftspartner das ersparen, können Sie das Geschenk bereits vorab mit 30 Prozent pauschal versteuern. Möglich ist das, wenn…

…es sich bei der beschenkten Person um eine natürliche oder juristische Person oder um eine Personenvereinigung handelt.

…das Geschenk aus betrieblichen Gründen gemacht wird.

…es sich bei dem Geschenk nicht um Geld handelt.

…das Geschenk zusätzlich zu einer bereits vereinbarten Leistung gemacht wird.

Kurz gesagt: Besteht ein Geschenk nicht aus Geld und übersteigt es einen Wert von 50 Euro, kommt es für eine Pauschalierung nach Paragraf 37 EStG in Frage. Sie führen den Betrag ans Finanzamt ab und verbuchen das Ganze als Betriebsausgabe. Denken Sie daran, die beschenkte Person über die Steuerübernahme zu informieren – sonst verfehlt diese Maßnahme ihren Zweck.

Um auf Nummer sicher zu gehen, ist eine Dokumentation aller Kundengeschenke mit einem Wert von mehr als 10 Euro empfehlenswert. Halten Sie den Wert fest und wer welches Geschenk erhalten hat. So können Sie Ausgaben bei Bedarf genau nachweisen – etwa wenn das Finanzamt Ihre Betriebsausgaben einer Prüfung unterzieht. Denn im Zweifelsfall liegt die Beweislast stets bei der schenkenden Partei. Buchen Sie die Ausgaben dafür unbedingt auf einem separaten Konto.

Lage bei sehr teuren Kundengeschenken

Wird ein Kundengeschenk etwas teurer, stellen sich nicht nur Fragen nach der richtigen Versteuerung. Ab gewissen Beträgen steht auch schnell die Möglichkeit der Bestechung im Raum. Vermeiden Sie also Geschenke, die den Verdacht erwecken, dass Sie dafür einen Vorteil erhalten – etwa den Zuschlag für einen Auftrag.

Bestechung ist nicht nur moralisch fragwürdig, sondern hat ernsthafte Konsequenzen. Denn versuchen Sie, sich mit Geschenken einen Vorteil gegenüber der Konkurrenz zu erschleichen, drohen Ihnen eine Geldstrafe oder Freiheitsentzug bis zu drei Jahre (Paragrafen 299 und folgende Strafgesetzbuch). Das betrifft auch die Person, die so ein Geschenk akzeptiert und der beziehungsweise dem Schenkenden Vorteile einräumt. Dabei gilt: Je höher der Preis und die erwartete Gegenleistung, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass Bestechung vorliegt.

Das sollten Sie bei Kundengeschenken beachten

Um niemanden vor den Kopf zu stoßen oder gar einen falschen Eindruck entstehen zu lassen, beherzigen Sie folgende Punkte:

Passender Zeitpunkt: Viele verschenken zu den Feiertagen gern etwas Teureres. Das ist an und für sich kein Problem. Sind Sie allerdings Lieferantin oder Lieferant und machen dem Einkauf einer Firma kurz vor der Auftragsvergabe ein kostspieliges Geschenk, ist das grenzwertig.

Angemessenes Verhältnis: Berücksichtigen Sie beim Schenken die Stellung der beschenkten Person und ihre Rolle für das geschäftliche Verhältnis. Beschenken Sie den Vorstand eines Unternehmens kann der Betrag höher ausfallen als bei einem Mitarbeitenden.

Richtiger Nutzen: Bei Geschenken, die etwas mit dem beruflichen Kontext zu tun haben, verfügen Sie über mehr Spielraum als bei Geschenken zum Privatvergnügen.

Korrekte Adresse: Geschenke sollten Sie stets an die Unternehmensadresse versenden – alles andere wirkt schnell unprofessionell.

Sinnvolle Frequenz: Halten Sie sich beim Schenken an konkrete, passende Anlässe. Zu häufige Geschenke können sonst zum Problem werden.

Informieren Sie sich außerdem über mögliche Compliance-Regeln Ihrer Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartner. Hier erfahren Sie womöglich schon im Vorfeld, welche Geschenke sich eignen und welche nicht.

Wie sieht es mit Veranstaltungen aus?

Oft werden Geschäftspartnerinnen oder Geschäftspartner auch zu Events eingeladen. Das ist kein Problem, wenn…

…es keinen Zusammenhang mit der Vergabe einer geschäftlichen Entscheidung gibt.

…die Einladung nicht mehr als 100 Euro wert ist.

…die Einladung offiziell an die Adresse des Unternehmens erfolgt.

…die eingeladene Person ihr Unternehmen vertritt.

Am besten fügen Sie der Einladung noch hinzu, dass Sie das Ganze durch eine Pauschalierung nach Paragraf 37 Einkommensteuergesetz (EStG) versteuern.

In diesem Zuge stellt sich auch die Frage nach der Bewirtung von Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartnern. Auch diese können Sie zu 70 Prozent steuerlich geltend machen – wenn die Höhe der Ausgaben angemessen ist.

Kleine Geschenke erhalten die (Business)Freundschaft

Ein mit Bedacht ausgewähltes Geschenk zum richtigen Zeitpunkt kann eine geschäftliche Verbindung enorm stärken. Lassen Sie dabei allerdings gesunden Menschenverstand walten und dokumentieren Sie Ihre Bemühungen sorgfältig. Dann steht einem gelungenen Geschäftsverhältnis nichts mehr im Weg.