Betriebsprüfung: So wappnen Sie Ihr Business

Welche Prüfungsarten gibt es?

Das Wichtigste zuerst: Eine vorangekündigte Betriebsprüfung (Außenprüfung) bedeutet nicht, dass Ihnen das Finanzamt eine Straftat wie Steuerhinterziehung unterstellt. Es handelt sich also nicht um eine Form der Strafverfolgung. Eine Betriebsprüfung soll stattdessen sicherstellen, dass alle sich an gesetzliche Vorgaben halten.

Eine Betriebsprüfung kann sich mit verschiedenen Steuerarten beschäftigen. Bei Freelancern wird beispielsweise oft die Einkommenssteuer einer Prüfung unterzogen. Dazu gehört eine genaue Betrachtung der Gewinnermittlung, der Geschäftsvorgänge und der Buchhaltung. Bei Gewerbetreibenden und Kaufleuten erstreckt sich die Prüfung unter Umständen auch auf die Gewerbesteuer.

Bei einer GmbH wird auch die Körperschaftssteuer genauer in Augenschein genommen. Dabei fokussieren sich die Behörden meist auf einen bestimmten Veranlagungszeitraum (Zeitraum, für den die Steuer festgesetzt wird) oder bestimmte Steuersachverhalte. Neben der klassischen Außenprüfung gibt es auch angekündigte Sonderprüfungen – zum Beispiel die Umsatzsteuer-Sonderprüfung oder die Lohnsteuer-Außenprüfung. Möglich sind auch Umsatzsteuer-, Lohnsteuer- oder Kassen-Nachschau.

Übrigens: Nicht jede Betriebsprüfung findet im steuerlichen Bereich statt. So prüft die Deutsche Rentenversicherung zum Beispiel, ob Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber ihre Sozialversicherungsbeiträge ordnungsgemäß abführen.

Wie wahrscheinlich ist eine Betriebsprüfung?

Es gibt verschiedene Faktoren, die die Wahrscheinlichkeit einer Betriebsprüfung steigern:

• Auffällige, verspätete oder lückenhafte Steuererklärung
  Ein Indiz ist die Anmerkung „Vorbehalt der Nachprüfung“ auf Ihrem Steuerbescheid. Das kann auf eine Betriebsprüfung hinweisen.
• Umsatz und Gewinn
  Je mehr ein Unternehmen erwirtschaftet, desto interessanter ist es für das Finanzamt.
• Größe des Betriebs
  Je größer ein Unternehmen ist, desto eher wird es vom Finanzamt überprüft. Steuerlich wird nach Umsatz und Steuergewinn eingeteilt:
  • Großbetriebe (G)
  • Mittelbetriebe (M)
  • Kleinbetriebe (K)
  • Kleinstbetriebe (Kst)

Auch die Art des Betriebs ist relevant. Für Handelsbetriebe, Fertigungsbetriebe, Freie Berufe und weitere Betriebsarten gibt es eigene Grenzbeträge, um sie der richtigen Größe zuzuordnen.

Sie können die Wahrscheinlichkeit einer Betriebsprüfung durch eine geordnete Buchhaltung senken. Zudem rufen horrende Betriebsausgaben oder auffällig hohe Bargeldausgaben die Behörden auf den Plan.

Wie läuft eine Betriebsprüfung ab?

Das Finanzamt kündigt eine Betriebsprüfung formell an. Diese Ankündigung geht entweder an die Betroffenen selbst oder an die zuständige Steuerberatung. Diese sogenannte „Anordnung einer Betriebsprüfung“ enthält wichtige Angaben.

• Ort und Termin der Prüfung
• Veranlagungszeiträume, die geprüft werden
• Prüfungsschwerpunkte
• Gegebenenfalls Steuersachverhalte, die geprüft werden sollen
• Dokumente, Datenträger und Schnittstellen, die Sie bereithalten müssen

Die Prüfung selbst findet dann entweder in Ihren eigenen Räumen oder in denen Ihrer Steuerberatung statt. Heutzutage läuft sie meist digital ab. Die Länge einer Prüfung kann dagegen sehr unterschiedlich ausfallen. In manchen Fällen dauert sie nicht länger als einen Tag – gibt es viele offene Fragen, können auch einige Wochen vergehen. Zu Ende geht die Betriebsprüfung mit einer Schlussbesprechung. In der Regel erfahren Sie die Themen für diese Besprechung bereits im Vorfeld. So haben Sie die Möglichkeit, sich umfassend auf das Gespräch vorzubereiten. Mit dem Prüfungsbericht endet die Prüfung Ihres Betriebs.

Wie verhalten Sie sich während einer Betriebsprüfung?

Zeigen Sie sich kooperativ und wirken Sie mit. Das ist nicht nur eine Sache der Höflichkeit – die Betriebsprüferin oder der -prüfer hat sogar ein Recht darauf. Damit die Prüfung reibungslos abläuft, sollten Sie dem Betriebsprüfer oder der Betriebsprüferin einen Arbeitsplatz zur Verfügung stellen – zumindest, wenn in Ihren eigenen Räumen geprüft wird.

Gewähren Sie Zugang zu verlangten Unterlagen, beantworten Sie Fragen und stellen Sie notwendige Daten zu Verfügung. Neben dem Zugang zu Daten vor Ort kann die Prüferin oder der Prüfer auch verlangen, dass Sie exportierte Daten auf einem Datenträger bereitstellen. Ihre Systeme sollten die verlangten Zugriffe ermöglichen und gleichzeitig sämtliche Unterlagen, die steuerlich relevant sind von anderen Daten trennen.

In der Regel bietet Buchhaltungssoftware eine Schnittstelle für den Datenexport. Am besten ziehen Sie eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater hinzu. Beachten Sie: Die Prüferin oder der Prüfer darf nur auf Informationen zugreifen, die steuerlich relevant sind. Alles darüber hinaus ist eine Einzelfallentscheidung.

Wie bereiten Sie sich auf eine Betriebsprüfung vor?

Wird Ihnen eine Betriebsprüfung angekündigt, haben Sie rund zwei Wochen Zeit, um sich darauf vorzubereiten. Die Angaben in der Ankündigung liefern dafür eine gute Basis.

• Stellen Sie sicher, dass alle Unterlagen, Belege, Quittungen etc. verfügbar sind, die in den Prüfungszeitraum und -schwerpunkt fallen. Sorgen Sie hier unbedingt für Ordnung.
• Gibt es Lücken oder andere Probleme, gehen Sie noch vor der Prüfung proaktiv auf Ihre Steuerberatung zu. Denn bei fehlenden Belegen drohen Ihnen im schlimmsten Fall Hinzuschätzungen.
• Oft wird im Rahmen der Prüfung auch eine steuerliche Verfahrensdokumentation verlangt. Die zu erstellen ist gemäß den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) verpflichtend.

Doch wie weit können die Zeiträume zurückliegen, die das Finanzamt prüft? Gibt es keinen konkreten Verdacht für eine Verfehlung, werden verjährte Veranlagungszeiträume nicht betrachtet. Diese Frist beläuft sich auf vier Jahre. Liegen wichtige Gründe vor, können Sie auch eine Verschiebung der Prüfung beantragen. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn Sie eine sehr wichtige Messe besuchen.

Wie geht es nach der Prüfung weiter?

Entsteht im Verlauf der Prüfung der Verdacht, dass Sie eine steuerliche Straftat oder Ordnungswidrigkeit begangen haben, wird die Straf- und Bußgeldsachstelle des Finanzamts hinzugezogen. Darüber wird Sie die Prüferin oder der Prüfer umgehend informieren. Ab diesem Zeitpunkt endet auch Ihre Pflicht zur Mitwirkung – schließlich kann niemand von Ihnen verlangen, dass Sie sich selbst belasten.

Abhängig vom Prüfungsergebnis ist zudem möglich, dass Ihnen ein neuer Steuerbescheid zugeht oder Sie Nachzahlungen entrichten müssen. Sie haben die Möglichkeit, gegen diesen Bescheid Einspruch zu erheben. Wird diesem nicht stattgegeben, bleibt Ihnen noch die Klage vor dem Finanzgericht. Sind Sie mit dem Resultat Ihrer Betriebsprüfung nicht einverstanden, können Sie Einwendung erheben. Ob diese berücksichtigt wird, liegt allerdings im Ermessen der Prüferin oder des Prüfers.