Unternehmensformen und ihre Haftung: Das gibt es zu beachten

Rechtsformen: Welche ist die Richtige?

Die Wahl der passenden Rechtsform ist eine Entscheidung, die Ihr Business nachhaltig beeinflusst. Für Unternehmerinnen und Unternehmer ergeben sich zu Beginn viele Fragen:

• Welche Unternehmensform ist für Ihr Vorhaben passend?
• Welcher Aufwand kommt in Bereichen wie Verwaltung, Buchführung und Steuern auf Sie zu?
• Wie bewahren Sie sich als Gründerin oder Gründer Ihre Unabhängigkeit?
• Gründen Sie allein oder im Team?
• Welche Risiken bestehen? Wann sind Sie in welchem Umfang haftbar?
• Wie viel Startkapital können Sie aufbringen?

Welches Image hat Ihre gewählte Rechtsform nach außen?

Unternehmensformen im Überblick

Bevor Sie sich für eine Rechtsform entscheiden, sollten Sie eine Bestandsaufnahme machen. Machen Sie sich klar, was Ihnen bei ihrer Geschäftstätigkeit wichtig ist und welche Voraussetzungen Sie mitbringen.

Einzelunternehmen

Möchten Sie Ihr Business alleine führen und die vollständige Kontrolle darüber behalten, ist das Einzelunternehmen oder Kleingewerbe die passende Wahl für Sie. Dabei führen Sie Ihre Geschäfte zwar allein und haften vollständig mit Ihrem Privatvermögen für die Schulden des Unternehmens.

Doch dafür bietet diese Rechtsform einen niedrigschwelligen Einstieg. Haben Sie Ihre Tätigkeit dem Finanz- und gegebenenfalls auch dem Gewerbeamt gemeldet, können Sie direkt loslegen – ein Mindestkapital ist nicht vorgeschrieben.

Personengesellschaften

Abhängig vom geschäftlichen Vorhaben ist es jedoch oft nicht sinnvoll, ein Dasein als Einzelkämpferin oder Einzelkämpfer zu fristen. Stattdessen kann für Sie die Rechtsform der Personengesellschaft in Betracht kommen. Partnerinnen und Partner an Bord zu holen, bedeutet natürlich Einschränkungen in der Entscheidungsfreiheit.

Allerdings bringen sie auch dringend benötigte Kompetenzen und ein Plus an Kapital mit. Zudem können Sie auf diese Weise nicht nur die Arbeit, sondern auch die Verantwortlichkeiten sowie die Haftung teilen. Zu den Personengesellschaften gehören unter anderem:

• Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR)
• Partnergesellschaft (PartG)
• Offene Handelsgesellschaft (OHG)
• Kommanditgesellschaft (KG)
• GmbH & Co. KG

Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR)

Diese Unternehmensform ermöglicht eine simple Form der Partnerschaft. Sie besticht durch eine einfache, kostengünstige Gründung und verschiedene Einsatzmöglichkeiten.

Im Fokus steht die Zusammenarbeit zum Erreichen eines gemeinsamen Zwecks (Paragraf 705 folgende des Bürgerlichen Gesetzbuchs). Die GbR ist für Gewerbetreibende und Freelancer eine Option – denn sie eignet sich für dauerhafte Zusammenschlüsse und für kurzfristige Vorhaben.

Voraussetzung ist neben der Anmeldung der Tätigkeit lediglich eine Mindestzahl von zwei Gesellschafterinnen oder Gesellschaftern (natürliche oder juristische Personen). Das Vermögen setzt sich aus deren Beiträgen und dem Gewinn des Unternehmens zusammen, über das auch alle gemeinsam verfügen.

Nachteil einer GbR ist die gesamtschuldnerische Haftung. Sie selbst haftet als mögliche Anspruchsgegnerin unbeschränkt mit dem eigenen Vermögen. Auch die Gesellschafterinnen und Gesellschafter haften persönlich und unbeschränkt mit ihrem privaten Vermögen.

Am 1. Januar 2024 wurden neue gesetzliche Bestimmungen für die GbR eingeführt. Für diese Änderungen bestehen keine Übergangsfristen – sie haben auch Konsequenzen für bereits bestehende GbR. Daher sollten alle Beteiligten abwägen, ob Handlungsbedarf besteht und ihre Verträge einer genauen Prüfung unterziehen.

Rechtsfähige und nicht rechtsfähige GbR

Das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) trifft eine klare Unterscheidung zwischen rechtsfähigen und nicht rechtsfähigen Gesellschaften bürgerlichen Rechts.

Die nicht rechtsfähige GbR (Innengesellschaft) agiert nicht unternehmerisch und nimmt nicht am Rechtsverkehr teil. Sie regelt lediglich die Rechtsverhältnisse zwischen den Gesellschafterinnen und Gesellschaftern.

Dagegen nimmt die rechtsfähige GbR (Außengesellschaft oder Außen-GbR) aktiv am Rechtsverkehr teil. Sie ist Trägerin von Rechten und Pflichten: Das heißt, die GbR selbst ist Vertragspartnerin und kann sowohl Schuldnerin als auch Gläubigerin aus diesen Verträgen werden. Das Vermögen der GbR ist ihr direkt zugeordnet, das Gesamthandprinzip gilt nicht mehr. Zudem ist sie im Zivilprozess parteifähig und kann somit in eigenem Namen klagen oder verklagt werden.

Eintrag im Gesellschaftsregister

Das Gesellschaftsregister ist ein neu eingeführtes Register für GbR. Es wird von den Amtsgerichten verwaltet. Eine generelle Pflicht zur Eintragung gibt es nicht. In bestimmten Fällen kann er aber notwendig sein, um handlungsfähig zu bleiben.

Wenn eine Eintragung nicht zwingend erforderlich ist, können Gesellschafterinnen und Gesellschafter den Eintrag ins Gesellschaftsregister auch freiwillig machen. Dann wird die GbR zur eGbR (eingetragene Gesellschaft bürgerlichen Rechts). Das bietet mehrere Vorteile:

• Sie erleichtert die Teilnahme am Geschäftsverkehr, da das Register öffentlich einsehbar ist.
• Der Inhalt des Registers wird durch den öffentlichen Glauben auf seine Richtigkeit geschützt. Diese Transparenz fördert das Vertrauen. Der Nachweis der Vertretungsbefugnis der Gesellschafterinnen und Gesellschafter im Geschäftsverkehr wird so vereinfacht.
• Ohne Eintragung im Register müssten Gesellschafterinnen und Gesellschafter im Geschäftsverkehr ihren Gesellschaftsvertrag oder Vollmachten vorlegen, um ihre Vertretungsbefugnis nachzuweisen. Somit trägt die Registrierung zu mehr Rechtssicherheit und Vertrauen bei möglichen Vertragspartnerinnen und -partnern bei.

Wann ist eine Eintragung erforderlich?

Die Wirksamkeit bestimmter rechtlicher Handlungen ist von der Registrierung der GbR im Gesellschaftsregister abhängig. Hier sind einige relevante Fälle:

• Grundbuch und Grundstücksrechte:
  Will eine GbR Grundstücksrechte kaufen, verkaufen oder verwalten, muss sie im Gesellschaftsregister eingetragen sein.
• GbR als Gesellschafterin:
  Die GbR kann sich als Gesellschafterin an anderen Gesellschaften beteiligen. Neu ist, dass sie im Gesellschaftsregister eingetragen sein muss, um ihre Gesellschafterstellung im entsprechenden Register eintragen zu lassen.

Für GbR, die vor dem 1. Januar 2024 gegründet wurden, besteht zunächst keine unmittelbare Verpflichtung zur Eintragung. Sie muss jedoch erfolgen, wenn sich Gesellschaftsverhältnisse ändern.

Ablauf der Eintragung

Die Eintragung einer GbR in das neue Gesellschaftsregister erfordert eine notariell beglaubigte Anmeldung. Alle Gesellschafterinnen und Gesellschafter müssen sie unterzeichnen. In diese Anmeldung gehören folgende Informationen:

• Gesellschaftsdaten: Der Name der Gesellschaft, der Sitz sowie die Anschrift in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union. Auch der Unternehmensgegenstand sollte erwähnt werden, sofern er nicht bereits aus dem Namen der GbR hervorgeht.
• Angaben der Gesellschafterinnen und Gesellschafter: Alle müssen ihren Namen, Vornamen, Geburtsdatum und Wohnort angeben. Handelt es sich um juristische Personen oder rechtsfähige Personengesellschaften, sind zusätzlich folgende Informationen nötig: Die Firma oder der Name, die Rechtsform, der Sitz sowie, falls gesetzlich vorgeschrieben, das zuständige Register und die Registernummer. Zudem müssen Angaben zur Vertretungsbefugnis gemacht werden, sowie eine Erklärung, dass die Gesellschaft nicht bereits im Handels- oder Partnerschaftsregister eingetragen ist.
• Obwohl es nicht zwingend erforderlich ist, ist es ratsam, auch einen schriftlichen Gesellschaftsvertrag zu erstellen, da hierfür keine notarielle Beurkundungspflicht besteht.

Auch Änderungen am Namen, Sitz oder der Vertretungsbefugnis sowie Eintritt oder Ausscheiden sind von allen Gesellschafterinnen und Gesellschaftern notariell beim Gesellschaftsregister anzumelden.

Besonderheiten der eGbR gegenüber der GbR

Name der eGbR:

Mit der Eintragung im Gesellschaftsregister ist die GbR verpflichtet, den Namenszusatz „eingetragene Gesellschaft bürgerlichen Rechts“ oder „eGbR“ zu führen. Falls keine natürliche Person als Gesellschafterin oder Gesellschafter haftet, muss außerdem die Haftungsbeschränkung deutlich gekennzeichnet werden – etwa durch den Zusatz „GmbH & Co. eGbR“.

Der Name der eGbR kann aus den Namen der Gesellschafterinnen und Gesellschafter, einer Fantasiebezeichnung oder aus einer Kombination mit einer Sach- oder Branchenbezeichnung bestehen. Folgende Kriterien sind wichtig für die Zulässigkeit des Namens:

• Er richtet sich nach den firmenrechtlichen Vorschriften, insbesondere § 18 HGB.
• Er muss sowohl Kennzeichnungs- als auch Unterscheidungskraft besitzen.
• Er darf nicht irreführend sein.
• Er muss sich deutlich von bestehenden, eingetragenen Unternehmen mit gleichem Sitz abheben.

Für nicht eingetragene GbRs besteht weiterhin keine Pflicht, einen Rechtsformzusatz zu verwenden. Das Kürzel „GbR“ klärt jedoch über die Rechtsform auf und ist daher empfehlenswert. Zudem müssen in Geschäftsbriefen und im Impressum der nicht eingetragenen GbR die vollen Vor- und Nachnamen aller Gesellschafterinnen und Gesellschafter enthalten sein.

Sitz der GbR:

Die Gesellschafterinnen und Gesellschafter können nun einen beliebigen Ort im Inland als Sitz festlegen (sogenannter Vertragssitz) – auch wenn dieser nicht mit dem Ort übereinstimmt, an dem die Geschäfte tatsächlich geführt werden. Dadurch ist es der eGbR möglich, ihre gesamte Geschäftstätigkeit ins Ausland zu verlagern.

Für nicht eingetragene GbRs gilt diese Regelung jedoch nicht; hier muss der Sitz dort sein, wo die Geschäfte tatsächlich geführt werden (Verwaltungssitz).

Publizität und Vertretungsbefugnis:

Das Gesetz sieht standardmäßig eine Gesamtvertretungsbefugnis für alle Gesellschafterinnen und Gesellschafter vor. Diese ist aber nicht mit der Geschäftsführungsbefugnis verknüpft. Es ist allerdings möglich, abweichende Vertretungsregelungen festlegen.

Mitteilungspflicht im Transparenzregister:

Mit der Registrierung der eGbR im Gesellschaftsregister sind die Gesellschafterinnen und Gesellschafter verpflichtet, die wirtschaftlich Berechtigten und alle diesbezüglichen Änderungen im Transparenzregister einzutragen.

Partnergesellschaft (PartG)

Die Partnergesellschaft ähnelt der GbR in den wesentlichen Punkten. Jedoch bietet sie ausschließlich Freelancern die Möglichkeit, sich ohne Mindestkapital zu einem bestimmten Zweck zusammenzuschließen. Das Gesetz über „Partnerschaftsgesellschaften Angehöriger Freier Berufe“ legt fest, in welchen freien Berufen Sie eine PartG gründen können.

Neben einem schriftlichen Partnerschaftsvertrag verlangt das Gesetz die Anmeldung im elektronischen Partnerschaftsregister. Diese muss notariell beglaubigt werden. Besonders attraktiv ist die PartG aufgrund der Möglichkeit, die Haftung zu beschränken. Zwar haften auch hier alle Beteiligten gesamtschuldnerisch und persönlich für Verbindlichkeiten.

Doch ist nur eine Person mit einem bestimmten Projekt betraut, dann haftet auch nur sie für Fehler, die in diesem Zusammenhang entstehen. Die Anderen müssen nicht mit ihrem Privatvermögen haften.

In manchen Fällen gehören die Freelancer, die sich zur PartG zusammenschließen, einer Berufsgruppe an, deren Berufsgesetz und Verordnung die Haftung beschränkt. Dann kann gegen Abschluss einer Berufshaftpflichtversicherung die Haftung sogar verbindlich auf die in der Berufsordnung festgelegte Summe beschränkt werden – zum Beispiel im Rahmen einer Mandatsvereinbarung.

Kapitalgesellschaften

Der Haftungsumfang eines Unternehmens ist abhängig von Branche und Angebot. In der Regel sind vor allem Kapitalgesellschaften besonders beliebt, wenn es darum geht, die Haftung für alle Beteiligten zu beschränken. Denn die sind zwar durchaus haftbar, allerdings nur in Höhe Ihrer Kapitaleinlage beziehungsweise Investitionen.

Zu den Kapitalgesellschaften gehören unter anderem:

• Unternehmergesellschaft (UG)
• Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)
• Aktiengesellschaft (AG)

Unternehmergesellschaft (UG)

Diese Variante der GmbH eignet sich besonders gut für kleinere gewerbliche Unternehmen (vor allem Dienstleisterinnen und Dienstleister), die ihre Haftung gering halten wollen und weniger Kapital benötigen. Zur Gründung ist mindestens eine Gesellschafterin oder ein Gesellschafter notwendig.

Auch wenn das Stammkapital nur einen Euro beträgt, sollten Sie ganz konkret bestimmen, welche finanziellen Mittel Sie benötigen. Sorgen Sie entsprechende vor, um die Insolvenzgefahr aufgrund einer unzureichenden Kapitalausstattung gering zu halten.

Die Einlage des Stammkapitals erbringen Sie in bar vor der Anmeldung im Handelsregister, Sacheinlagen sind bei der UG nicht möglich. Zusätzlich benötigen Sie zur Gründung wie bei der GmbH folgende beurkundungspflichtige Dokumente:

• Gesellschaftsvertrag
• Gesellschafterliste
• Bestellung der Geschäftsführung

Die Haftung bewegt sich im gleichen Rahmen wie bei der GmbH – auch was die persönliche Haftung der Geschäftsführung betrifft. Allerdings müssen Sie sich darüber im Klaren sein, dass die Gewinne einer UG nicht vollständig ausgeschüttet werden dürfen. 25 Prozent Ihres Gewinns müssen in die gesetzliche Rücklage fließen, bis die UG über ein Mindeststammkapital von 25.000 Euro verfügt.

Diese Vorgabe ist nicht zeitlich befristet – erzielen Sie keine Gewinne, müssen Sie auch keine Rücklagen bilden. Haben Sie ein Stammkapital von 25.000 Euro erreicht, gilt diese Vorgabe nicht mehr.

Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)

Die Gründung einer GmbH ist sinnvoll, wenn Sie einem höheren unternehmerischen Risiko ausgesetzt sind. Sowohl Einzelpersonen als auch Teams können auf diese Möglichkeit zurückgreifen – es gelten hier für alle dieselben Vorschriften. So müssen Sie unter anderem einen Gesellschaftsvertrag aufsetzen, eine Geschäftsführung bestellen sowie eine Gesellschafterliste zusammenstellen.

All diese Dokumente müssen notariell beurkundet werden. Zusätzlich ist es notwendig, Ihre GmbH sowie die Geschäftsführung im Handelsregister einzutragen. Auch das geht nicht ohne notarielle Beglaubigung.

Sobald der Eintrag im Handelsregister erfolgt, müssen die Gründerinnen und Gründer das Stammkapital von 25.000 Euro als Einlage erbracht haben. Das kann teilweise auch durch Sacheinlagen geschehen. Entscheiden Sie sich für diese Variante, müssen Sie die Sacheinlagen noch vor der Anmeldung Ihrer GmbH leisten und die Hälfte des Stammkapitals (12.500 Euro) aufbringen.

Insgesamt bringt die Entscheidung für eine GmbH größeren formalen Aufwand mit sich. Sie müssen nicht nur Körperschafts- sowie Gewerbesteuer entrichten, sondern unterliegen auch den Vorschriften des HGB: Das verpflichtet Sie zur doppelten Buchführung inklusive Jahresbilanz.

Bei einer GmbH muss lediglich mit dem Gesellschaftsvermögen beziehungsweise dem Stammkapital gehaftet werden, anstatt mit dem privaten Vermögen der Gesellschafterinnen und Gesellschafter. Aber Achtung: Das gilt nur für diese Personengruppe.

Anders sieht es aus, wenn die Geschäftsführung die umfangreichen „Sorgfaltspflichteneines ordentlichen Geschäftsmanns“ nach Paragraf 43 GmbHG verletzt. Dann muss sie der Gesellschaft oder anderen Dritten den entstandenen Schaden aus dem Privatvermögen ersetzen. Dabei haftet die Geschäftsführung allgemein unbegrenzt und gesamtschuldnerisch.

Aktiengesellschaft (AG)

Die Gründung und Führung einer Aktiengesellschaft sind verhältnismäßig umfangreich und formalistisch. So ist unter anderem gemäß der Paragrafen 95 folgende Aktiengesetz (AktG) ein Aufsichtsrat von mindestens drei Mitgliedern vorgeschrieben.

Dennoch wollen wir diese Rechtsform nicht außer Acht lassen, denn trotz aller Vorgaben ist sie für Unternehmen eine interessante Alternative – auch deshalb, weil die Haftung der Anteilseignerinnen und Anteilseigner sich auf die Höhe ihrer Anteile beschränkt und bei der Fremdkapitalbeschaffung Vorteile bietet.

Bis zur erfolgreichen Gründung müssen Sie einiges an Vorarbeit leisten:

• Um eine AG zu gründen, ist die Beteiligung einer oder mehrerer Personen notwendig, die Aktien gegen Einlagen übernehmen.
• Sie benötigen einen Aufsichtsrat, der mindestens drei Mitglieder umfasst.
• Mit einer Aktiengesellschaft gehen Sie stets einem Handelsgewerbe nach. Daher gehört zur Gründung eine Anmeldung beim Gewerbeamt sowie ein Eintrag ins Handelsregister.
• In diesem Zuge benötigen Sie außerdem eine notariell beurkundete Satzung.
• Das vorgeschriebene Startkapital für die Gründung einer AG beträgt 50.000 Euro.

Auch nach einer erfolgreichen Gründung enden Ihre Pflichten nicht. Neben Körperschafts- und Gewerbesteuersteuer müssen Anteilseignerinnen und Anteilseigner auf Ausschüttungen wie bei einer GmbH Kapitalertragssteuer entrichten.

Sie unterliegen wie alle Kapitalgesellschaften den Vorgaben des Handelsgesetzbuchs und sind zu einem umfangreichen Jahresabschluss verpflichtet. Der muss zum Beispiel bei Überschreiten gewisser Umsatzerlöse, Bilanzsummen oder Mitarbeiterzahlen von einer Wirtschaftsprüferin oder einem Wirtschaftsprüfer geprüft werden.

Die Rechtsform ändern

Haben Sie Ihre Rechtsform einmal gewählt, bedeutet das nicht, dass Sie sich nie wieder mit diesem Thema auseinandersetzen müssen. Denn eine Unternehmensform, die jetzt zu Ihrem Business passt, ist womöglich nicht mehr die richtige, wenn sich Ihr Business über die Jahre weiterentwickelt.

Das kann der Fall sein, wenn Sie in einem Einzelunternehmen ein neues, riskanteres Geschäftsfeld erschließen und sich aus diesem Grund eine Rechtsform wünschen, in der die persönliche Haftung reduziert ist. Auch können Partnerinnen oder Partner ausscheiden oder hinzukommen.

So wird entweder aus einer GbR ein Einzelunternehmen wird oder es entsteht eine GmbH. Der Wunsch, mit einem Unternehmen an die Börse zu gehen, macht das Umfirmieren zur AG erforderlich. Auch größere Umsätze können eine Änderung der Rechtsform notwendig machen, denn sie bedeuten meist andere steuerliche Regelungen – so wird eine GbR oft schnell zur GmbH.

Wann auch immer eine Änderung Ihrer gewählten Unternehmensform notwendig wird: Nehmen Sie sich dafür die nötige Zeit und bedenken Sie mögliche Kosten für Beratung, Beurkundung sowie Bekanntmachung. Drei bis vier Monate sind für solche Vorhaben nicht ungewöhnlich.

Für jedes Unternehmen die passende Form

Die Wahl der passenden Rechtsform ist ein wichtiger Schritt, um Ihr Unternehmen gut aufzustellen.

Treffen Sie diese Entscheidung also niemals voreilig. Scheuen Sie sich nicht, juristischen Rat einzuholen und eine Steuerberatung hinzuzuziehen. Auf diese Weise können Sie die beste Wahl für Ihr Business treffen.