XRechnung für Selbständige und Freelancer: Das müssen Sie zur E-Rechnung wissen

Was ist die XRechnung?

Die XRechnung ist eine elektronische Rechnung, die auf dem Dateiformat XML beruht. XML steht für eXtensible Markup Language. Ursprünglich wurde XML entwickelt, um HTML zu ersetzen. Das XML-Format hat sich mittlerweile als Standard für den Datenaustausch zwischen verschiedenen Anwendungen und Computersystemen etabliert. Ein XML-Datensatz kann einfach automatisiert weiterverarbeitet werden, ohne dass er manuell „angefasst“ werden muss. Das macht ihn zur optimalen Grundlage für die XRechnung. Diese wurde notwendig, um eine EU-Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstellung umzusetzen. Die XRechnung erfüllt also die Vorgaben der EU bezüglich elektronischer Rechnungen.

Wer muss eine XRechnung stellen?

Seit dem 27.11.2020 müssen alle, die eine Rechnung über 1.000 Euro an eine Bundesbehörde stellen, dies elektronisch tun. Und für elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) gilt in Deutschland der Standard XRechnung. Das heißt, wenn Sie Dienstleistungen für Bundesbehörden erbringen oder Produkte an diese verkaufen, müssen Sie bereits verpflichtend eine XRechnung erstellen.

Schrittweise wird die XRechnung nun auch für Rechnungen an Landes- und Kommunalbehörden eingeführt. Dabei unterscheiden sich jedoch die Zeitpläne der einzelnen Bundesländer. Was für Ihr Bundesland gilt, erfahren Sie auf der Website des Verbands elektronische Rechnung (VeR). 

Für wen lohnt sich die Umstellung auf XRechnungen?

Auch wenn für Sie die XRechnung noch nicht Pflicht ist, sollten Sie über die elektronische Rechnungsstellung trotzdem nachdenken. Denn, da sind sich Expert:innen einig, die XRechnung wird sich nach und nach durchsetzen und im B2B-Bereich zum Standard werden. Größere Unternehmen könnten sogar schon bald nachziehen. Wer das Thema digitale Rechnung daher zu lange vor sich herschiebt, dem könnten irgendwann Nachteile entstehen. Über kurz oder lang lohnt sich die XRechnung daher für alle Selbständigen, Unternehmen und Freelancer.

Welche Vorteile haben elektronische Rechnungen?

Eine digitale Rechnungsstellung bietet viele Vorteile:

• E-Rechnungen sind schneller beim Empfänger. Im Idealfall erhalten Sie dann auch schneller Ihr Geld.
• Sie sind durch die automatisierte Verarbeitung, den Versand und die Archivierung günstiger als Papier-Rechnungen. Beim Rechnungssender liegt die Ersparnis bei circa 4,50 Euro, beim Empfänger sogar bei rund 11,20 Euro (Quelle: Lexware)
• Sie sparen Papier und schonen die Umwelt.

Wie gelingt die Umstellung auf XRechnung?

Um XRechnungen zu erstellen, gibt es mehrere Möglichkeiten:

XRechnung an Behörden schreiben

Wenn Sie Bundesbehörden zu Ihren Auftraggebern zählen und derzeit nur gelegentlich eine XRechnung an diese stellen, dann können Sie dafür einfach die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) nutzen. Dort können Sie E-Rechnungen entweder per Webformular erstellen oder bereits erstellte E-Rechnungen einreichen.

XRechnungen mit Software erstellen

In einige Buchhaltungsprogramme wie Lexware oder Datev ist das XML-Format bereits eingebunden. Wenn Sie diese ohnehin schon für Ihre Rechnungen nutzen, ist die Umstellung auf die XRechnung unproblematisch. Dort können Sie einfach elektronische Rechnungen erstellen und verschicken. Weitere Tools, mit denen Sie E-Rechnungen erstellen können, sind Zistemo, Zervant oder cosinex (Portal xrechnung.io).

Bei der Umstellung auf digitale Rechnungen sollten Sie darüber hinaus noch weitere Punkte beachten:

• Achten Sie auf eine ordnungsgemäße Archivierung und Aufbewahrung der E-Rechnungen.  
• Halten Sie rechtliche und organisatorische Voraussetzungen ein: Der Empfänger muss der elektronischen Übermittlung zum Beispiel zustimmen (dies kann aber auch stillschweigend erfolgen, in dem der Auftraggeber die E-Rechnung einfach bezahlt).
• Zudem muss die Echtheit der digitalen Rechnung bestätigt sowie die Unversehrtheit des Inhalts nachgewiesen werden. Dies ist gewährleistet, wenn Sie durch ein internes Kontrollverfahren den Zusammenhang zwischen Rechnung und Leistung bestätigen und ggf. beweisen können.

ZUGFeRD: Alternative zur XRechnung

ZUGFeRD ist neben der XRechnung ein weiterer deutscher Standard für elektronische Rechnungen. Dabei handelt es sich um ein Dateiformat des Forums elektronische Rechnung Deutschland (FeRD). Ob Sie Ihre digitalen Rechnungen mit der XRechnung oder mit ZUGFeRD erstellen, bleibt Ihnen überlassen. ZUGFeRD erfüllt ebenfalls die Standards der EU-Richtlinie. Neben dem XML-Datensatz wird bei ZUGFeRD auch eine PDF-Datei erstellt. Dies kann ein Vorteil gegenüber der XRechnung sein, da Sie dann keine Angst haben müssen, dass Ihre Kunden das Dateiformat nicht lesen können. Falls Sie Aufträge in Frankreich haben, bietet ZUGFeRD einen Vorteil: Es ist mit dem der französischen E-Rechnung Factur-X identisch.

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