Checkliste Projektvertrag: So sorgen Sie für eine gute Zusammenarbeit

Projektvertrag – Sicherheit für beide Seiten

Jede Zusammenarbeit bringt Rechte und Pflichten mit sich. Gerade bei umfangreichen Vorhaben ist hier ein Projektvertrag das richtige Instrument, um die wichtigsten Punkte zu regeln. Das ist auch für Sie als Vermittlerin oder Vermittler von Projekten relevant. Denn passiert etwas Unerwartetes, wissen auch Sie genau, was zu tun ist. Zusätzlich sind Sie imstande, bei Unstimmigkeiten zu vermitteln.

Bringen Sie Freelancer und Unternehmen für ein Projekt zusammen, kommen zwei Vertragsarten in Frage: Der Dienstvertrag oder der Werkvertrag. Beim Dienstvertrag dreht sich alles um die Erbringung einer Dienstleistung. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn die von Ihnen vermittelte Freiberuflerin oder der Freiberufler die Kundschaft in einer neuen Projektmanagement-Methode coacht. Beim Werkvertrag dagegen geht es um ein ganz konkretes Ziel. Der Freelancer schuldet ein „(Ge-) Werk“. Damit gemeint ist ein greifbares Endprodukt. Das kann zum Beispiel eine App, sein die jemand als Programmiererin oder Programmierer entwickeln soll.

Mehr zu den verschiedenen Vertragsarten und ihren Besonderheiten lesen Sie im Artikel Vertragsarten: Werkvertrag oder Dienstvertrag, wo liegt der Unterschied?

Projektvertrag – der Inhalt

Doch was gehört nun in den Projektvertrag? Sicher hat jede Zusammenarbeit ihre Eigenheiten und kein Projekt ist wie das andere. Dennoch gibt es Punkte, die stets in einen Vertrag gehören. Das sind unter anderem:

• Projektumfang
  Worum genau geht es bei dem Projekt? Welche Leistung soll erbracht werden? Wird ein Werk oder eine Dienstleistung geschuldet? Was müssen Auftraggebende oder andere Dritte für das Projekt zur Verfügung stellen (Daten, Schnittstellen etc.)? Ist das Projekt zeitlich begrenzt?
• Budget für das Projekt
  Wie viele Stunden arbeiten Freelancer voraussichtlich in ihrer selbständigen Tätigkeit für das Unternehmen? Welches Budget stellen Auftraggeberin oder Auftraggeber zur Verfügung?
• Vergütung
  Wie hoch ist das Honorar/der Werklohn? Werden Freelancer per Stunden- oder Tagessatz vergütet? Welche Abschlagszahlungen werden bei welchem Projektstand fällig (bei Werkverträgen)? Gibt es gegebenenfalls die Möglichkeit, Spesen abzurechnen?
• Deadlines
  Wann ist Projektstart und -ende?
  Welche Meilensteine gibt es?
  Was passiert, wenn eine Deadline nicht gehalten werden kann?
• Bedingungen für die Kündigung des Vertrags
  Im Vertrag sollte eindeutig geregelt sein, welche ordentlichen Kündigungsfristen es gibt und welche besonders schweren Gründe zu einer außerordentlichen Kündigung führen können. Ohne diese Regelungen greift der gesetzliche Kündigungsrahmen nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch (Rubrik Schuldrecht), kurz BGB. Das BGB sieht bei Werkverträgen im „Worst Case“ zum Beispiel auch den Rücktritt vom Projekt vor.
• Arbeitsmittel
  Sind zur Erfüllung des Auftrags bestimmte Arbeitsmittel nötig? Werden diese vom Unternehmen gestellt?
• Nutzungs- und Urheberrechte
  Im Rahmen eines Projekts entstehen neue Produkte und Kreationen. Wer hält die Rechte an diesen Resultaten? Gibt es ein exklusives oder einfaches Nutzungsrecht an den Ergebnissen?
• Geheimhaltung/ Datenschutz
  Im Rahmen ihrer Arbeit erhalten Freelancer immer wieder Einblicke in Betriebsinterna und persönliche Daten. In solchen Fällen sind Geheimhaltungsvereinbarungen (non-disclosure agreement, kurz NDA) üblich. Auch das Schließen von Datenschutzvereinbarungen gehört bei Projekten dazu. In beiden Fällen sind Vertragsstrafen ein gängiges Sanktionsinstrument. So oder so sind Freelancer aber dazu verpflichtet, erhaltene Informationen nicht weiterzugeben sowie die Datenschutzgesetze einzuhalten.
• Haftungsrisiken
  Welche Vertragspartei trägt welches Risiko und wird wie in die Pflicht genommen?
  Wenn Sie die Klärung dieser Punkte vorab sicherstellen, sorgen Sie für eine rechtlich sichere Position aller Beteiligten. Zudem verringern Sie so die Wahrscheinlichkeit, dass Unstimmigkeiten vor Gericht geklärt werden müssen – schließlich haben Sie mit dem geschlossenen Projektvertrag eine solide Vermittlungsgrundlage.

Projektvertrag und Haftung

Das Thema Haftung treibt allen Beteiligten eines Projekts schnell die Sorgenfalten auf die Stirn. Diese Ängste können Sie als Vermittelnde oder Vermittelnder jedoch nachhaltig entkräften – vorausgesetzt, Sie gehen diesen Bereich mit der nötigen Sorgfalt an.

Zuerst einmal gilt: Haftungsbeschränkungen und -ausschlüsse sind ein üblicher Bestandteil von Projektverträgen und kein Grund zur Panik. Denn bloß, weil Auftraggebende eine solche Klausel im Vertrag platzieren wollen, bedeutet das längst nicht, dass diese zulässig ist. Auch die Schadenersatzansprüche von Kundinnen oder Kunden sind nicht automatisch gerechtfertigt. Zum besseren Verständnis folgen hier erst einmal ein paar Definitionen:

• Haftungsbegrenzung
  Eine Haftungsbegrenzung schränkt den Umfang der Haftung ein. Hier werden die Grenzen genau definiert. Das kann prinzipiell von Vorteil sein, wenn dadurch die sehr umfangreiche und meist nicht limitierte gesetzliche Haftung nach dem BGB im individuellen Vertrag reduziert wird.
  
  Jedoch steckt hier die Tücke im Detail. Vereinfacht gesprochen kann die Haftung nicht pauschal ausgeschlossen, sondern nur begrenzt werden.
  Dies betrifft insbesondere Haftungsbeschränkungen in den AGB (Allgemeinen Geschäftsbedingungen). Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass ein Projektvertrag, der häufiger als einmal zum Einsatz kommt, juristisch bereits als AGB und eben nicht mehr als Individualvertrag bewertet wird.
  
  Die Haftungsbeschränkungen in den AGB unterliegen dabei strengen Normen. Sofern eine Klausel zur Haftungsbeschränkung im Projektvertrag dabei gegen geltendes Recht verstößt, ist damit jedoch die gesamte Regelung unwirksam. Dann gelten automatisch die umfangreichen und in der Regel unlimitierten Haftungsregelungen des BGB.
• Ausschluss
  Durch einen Haftungsausschluss kann die Verantwortlichkeit für Teilbereiche komplett abgewiesen werden. Diese rechtssicher zu formulieren ist allerdings sehr schwierig und oft gar nicht möglich.
• Vorsatz
  Vorsätzlich handelt, wer willentlich und wissentlich rechtswidrig handelt. Dafür kann jede Vertragspartei haftbar gemacht werden. Haftungsbeschränkungen sind in diesem Fall unzulässig.
• Grobe Fahrlässigkeit
  Wer die im (Geschäfts-)Verkehr erforderliche Sorgfalt in besonders schwerem Maß verletzt, handelt grob fahrlässig. Das ist etwa der Fall, wenn ein Freelancer die IT eines Unternehmens betreut, aus Bequemlichkeit keine Antivirus-Software installiert und das Unternehmen dann Opfer einer Cyberattacke wird. Dieser Schaden wäre durch die simple Installation der passenden Software zu verhindern gewesen. Daher gelten hier dieselben Maßstäbe wie beim Vorsatz: Beide Parteien sind bei grober Fahrlässigkeit haftbar, Beschränkungen der Haftung in den AGB sind hier nicht statthaft.
• Leichte Fahrlässigkeit
  Leicht fahrlässig handelt eine Person dann, wenn sie einen Schaden nach objektiven Maßstäben hätten vorhersehen oder vermeiden können. Selbstverständlich besteht auch hier die Möglichkeit, die jeweils andere Vertragspartei in Haftung zu nehmen. Diese darf bei wesentlichen Vertragspflichten und für vertragstypisch vorhersehbare Schäden aber nicht in durch AGB beschränkt werden. Beschränkungen, die die unangemessene Benachteiligung einer Vertragspartei nach sich ziehen, sind ebenfalls nicht gestattet.
  Der Gesetzgeber stellt hohe Anforderungen an Haftungsbeschränkungen. Daher empfehlen wir, überzogene Leistungszusagen von Seiten des Freelancers unbedingt zu vermeiden und die rechtlichen Vorgaben genau zu beachten. Hier einige Praxistipps:

• Achten Sie darauf, bei der Haftungshöchstsumme als Vergleichswert stets den branchentypischen Durchschnittsschaden heranzuziehen.
• Bestehen Sie auf Transparenz: Juristische Begriffe wie „Kardinalspflicht“ (die wesentlichen Vertragspflichten, deren Einhaltung eine ordnungsgemäße Vertragsführung erst ermöglicht) müssen klar erläutert sein. In unserem Beispiel könnte eine Erklärung der Kardinalspflichten so aussehen: „Wesentliche Vertragspflichten sind solche, deren Erfüllung den Vertrag prägt und auf die der Kunde vertrauen darf.“
• Ein Ausnahmenkatalog legt ideal fest, welche Punkte von der Haftung beziehungsweise Haftungsbeschränkungen ausgeschlossen sind. Letzteres gilt unter anderem für vorsätzliche oder grob fahrlässige Pflichtverletzung sowie die Verletzung wesentlicher Vertragspflichten.

Deckungssummen/Versicherungssummen in Projektverträgen

Auch viele Unternehmen fordern von Freelancern eine Berufshaftpflichtversicherung, um im Fall beruflicher Versehen und Fehler nicht auf einem Schaden sitzen zu bleiben. Dafür werden im Projektvertrag bestimmte Deckungssummen, man spricht hier auch von Versicherungssummen, festgelegt. Die Deckungssumme beschreibt den maximalen Betrag, den eine Versicherung im Schadenfall erstattet. Überschreitet ein Schaden die festgelegte Deckungssumme, muss die Versicherungsnehmerin oder der Versicherungsnehmer die Differenz selbst begleichen. Für den Projektvertrag heißt das:

• Verstöße gegen Kardinalpflichten sollten auf die Höhe typisch vorhersehbarer Schäden begrenzt sein.
• Vereinbaren Sie mit der Auftraggeberin beziehungsweise dem Auftraggeber eine Deckungssumme, die sich an der Höhe typisch vorhersehbarer Schäden orientiert. Beachten Sie dabei, dass bei digitalen Projekten die häufigste Schadenart der Vermögensschaden ist. Diesen Umstand sollten Sie beim Festlegen der passenden Versicherungssumme unbedingt beachten! Üblich sind Versicherungssummen für Vermögensschäden von 1 Millionen Euro je Schadenfall und 2 Millionen Euro für alle Schadenfälle innerhalb eines Jahres (die zweite Summe ist die sogenannte Maximierung).
• Klären Sie mit der Kundschaft ab, dass Personenschäden eher eine untergeordnete Rolle spielen und der vermittelte Freelancer daher keine hohe vertragliche Personen-Haftung übernehmen sollte (außer natürlich, das Projekt begründet ein besonderes Risiko im Personenschadenbereich).
• Unnötig hohe Versicherungssummen sollten vermieden werden. Teilweise fordern Auftraggebende selbst von Freelancern sehr hohe Schadensummen von drei Millionen Euro und mehr. Erklären Sie, dass Versicherungssummen für Vermögensschäden über 3 Millionen Euro für Freiberuflerinnen und Freiberufler nicht ohne Weiteres und zu vertretbaren Beiträgen von Versicherern zu bekommen sind. Wenn ein Unternehmen trotzdem unnötig hohe Haftungssummen fordert, sollten Sie das in die Vergütung einberechnen.
• Argumentieren Sie, dass ein Vertrag, der von Freelancern (zu einem angemessenen Beitrag) „versicherbare“ Deckungssummen fordert, auch kundenseitig von Vorteil ist. Immerhin steht dann ein Versicherer im Hintergrund, der auch größere Schäden kurzfristig bezahlen kann. Denn was helfen hohe „theoretische“ Haftungsansprüche im Vertrag, wenn diese sich in einem wirklichen Haftungsfall mangels finanzieller Mittel bei der Verursacherin oder beim Verursacher gar nicht durchsetzen lassen?
• Halten Sie Rücksprache mit Ihrem Versicherer, ob er die geforderten Deckungssummen anbieten beziehungsweise kurzfristig anpassen kann – zum Beispiel im Rahmen einer zeitlich begrenzten Projektdeckung.
• Ziehen Sie bei Bedarf eine Anwältin oder einen Anwalt für Vertragsrecht hinzu, um strittige Fragen zu verhandeln.

Projektvertrag: Viel Aufwand, wenig Resultate?

Tatsächlich ist die Schriftform für Projektverträge in Deutschland nicht zwingend erforderlich – sie lassen sich auch mündlich oder formlos per E-Mail abschließen. Für alle Punkte, die Sie mit Freelancern und Unternehmen nicht individuell regeln, greifen die Standardvorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB). Diese sind auch ein guter Leitfaden, um sicherzugehen, dass eine Partei durch bestimmte Klauseln nicht benachteiligt wird. Die Paragrafen 611 bis 630 beinhalten hierbei die Vorschriften zum Dienstvertrag, während die Paragrafen 631 bis 651 die Vorgaben zum Werkvertrag regeln.

Selbst bei kleineren Projekten sollten aber zumindest die wesentlichen Eckpunkte schriftlich festgehalten werden, um allen eine rechtlich eine sichere Position zu verschaffen. Spätestens bei größeren Projekten und Risiken sollten Sie aber zum Wohle aller Beteiligter auf einen umfassenden Projektvertrag bestehen. Auf diese Weise positionieren Sie sich als kompetente Ansprechpartnerin oder Ansprechpartner für Unternehmen und Freelancer gleichermaßen.