Der E-Postscan der Deutschen Post unter der Lupe: Was bringt der Service Selbständigen?

So funktioniert der E-Postscan

Mit dem E-Postscan für Unternehmen verspricht die Deutsche Post einen „medienbruchfreien Workflow“, hohe Datensicherheit und eine übersichtliche Vorsortierung der eingegangenen Post. Das Prinzip der Leistung: An Ihre Firmenadresse gerichtete Post kommt nicht direkt zu Ihnen, sondern wird ins Digitalisierungscenter der Post umgeleitet. Dort wird die Post geöffnet und eingescannt. Das Dokument wird als PDF gespeichert und Ihnen per E-Post oder auf einem Server der Post zur Verfügung gestellt. Dank OCR-Texterkennung können Sie die eingescannten Briefseiten auch mit der Volltextsuche bearbeiten.

Das kostet der E-Postscan

Die Deutsche Post bietet den E-Postscan für Privatpersonen und Unternehmen an. Während Privatpersonen 24,99 Euro pro Monat zahlen, richtet sich der Preis für Geschäftskunden nach dem Volumen der eingehenden Postmenge. Die Pakete reichen vom Paket Scan S für 15 Euro pro Monat bis zum Paket Scan XXL für 340 Euro. Wer über 1.500 Sendungen pro Tag gescannt haben will, bekommt den Preis auf Anfrage mitgeteilt.

Kritik am E-Postscan der Deutschen Post

Erinnern Sie sich noch an den E-Postbrief oder den eIDAS Brief? Beide Services der Post haben sich nicht wirklich zu Verkaufsschlagern entwickelt und viele prophezeien dem E-Postscan dasselbe Schicksal. Dafür gibt es mehrere Gründe:

Unübersichtliches Angebot

Sich in den verschiedenen Angeboten zurechtzufinden ist nicht wirklich leicht, denn die Pakete unterscheiden sich nicht nur in Briefvolumen und Preis. Es gibt auch ganz unterschiedliche Wege, wie die Briefe zur Digitalisierungsstation kommen, zum Beispiel über ein Postfach (nur in München möglich) oder indem der Kunde die Briefe, die er bereits erhalten hat, gesammelt wieder zur Station sendet. Teilweise kosten die anderen Zuführungsmethoden extra. Zudem besteht Verwechslungsgefahr mit anderen Post-Produkten, wie der Briefankündigung, für die lediglich Briefumschläge gescannt werden, oder dem e-Postscan für Privatkunden.

E-Postscan ist zu langsam

Schnell ist der Service der Post erst, sobald der Brief im Scanzentrum eingetroffen ist. Bis dahin nimmt Ihre Post nämlich einen umständlichen Weg. Der Brief wird nicht im Verteilzentrum aussortiert, sondern erst im Zielpostamt der Adresse. Da stellt der Zusteller fest, dass für die Adresse ein Scanauftrag vorliegt und schickt den Brief wieder zurück zum Verteilzentrum. Erst von dort aus geht der Brief ins Scanzentrum. So verlängert sich die Zustelldauer eines zu scannenden Briefs um 2 bis 4 Tage, obwohl es nur darum geht, ein PDF zu übermitteln. Übrigens dauert auch das erstmalige Einrichten des Dienstes etwa eine Woche.

Verpasste Fristen durch E-Postscan

Gerade wichtige Schreiben und Terminsachen werden häufig per Post versendet. Gesetze Fristen (z. B. 14 Tage) beginnen ab dem Tag der Zustellung zu laufen. Bei normaler Post gilt ein Brief am dritten Tag nach dem Absenden als Zugestellt. Da es bei Fristen allerdings um jeden Tag gehen kann, werden solche Schreiben meist nicht als normaler Brief, sondern als Einschreiben versendet. Je nach Art des Einschreibens bestätigt entweder der Postbote (Einwurf-Einschreiben) oder der Empfänger (eigenhändiges Einschreiben oder mit Rückschein) den tatsächlichen Tag der Zustellung, ab dem die Frist dann zu laufen beginnt.

Sind Sie Kunde des E-Postscans, nehmen aber nicht Sie selbst den Brief in Empfang, sondern der Angestellte der Post, welcher Ihre Post scannt. Bei Vertragsschluss bestätigen Sie nämlich die AGB des Service, in denen klar geregelt ist, dass die Deutsche Post als Empfangsbevollmächtigter für die Post des Kunden gilt und in seinem Namen selbst Eigenhändige Einschreiben annehmen darf. Das hat gleich mehrere Konsequenzen:

1. Sie können die Annahme einzelner Briefe nicht mehr verweigern
2. Fristen beginnen bereits zu laufen, wenn der Brief im Scanzentrum ankommt
3. Sie haften für Fristversäumnisse, die auf Probleme beim Scannen zurückzuführen sind

Wenn der Mitarbeiter der Post also zum Beispiel Ihren Brief verliert, vergisst die Rückseiten Ihrer Briefe zu scannen oder die zweite Seite übersieht weil sie an der ersten haftet und Sie deswegen eine Frist versäumen, haben Sie keinerlei Handhabe gegen die Post AG. Der Brief gilt bereits als Zugestellt.

Außerdem müssen Sie jeden Tag daran denken Ihre Post abzurufen. Das klingt banal, kann im Alltag allerdings trotzdem zu Fristversäumnissen führen. Ein vergessenes Passwort, eine kranke Sekretärin oder mehrfach falsch eingegebene Daten die zur Sperrung des Abholzugangs führen sind nicht nur ärgerlich, sondern wirken sich dann auch unmittelbar auf die Einhaltung von Fristen aus.

E-Postscan als Datenschutzrisiko

Die größten Bedenken haben allerdings Datenschützer. Denn im Rahmen der DSGVO gilt der E-Postscan als Verarbeitung von Daten im Auftrag Dritter, sogenannte Auftragsverarbeitung und somit müssen Sie den Umgang mit den Daten in einem Auftragsverarbeitungsvertag mit der Post regeln. Zwar verspricht die Deutsche Post, dass alle Daten, auch die Inhalte der Briefe, DSGVO-konform verarbeitet werden, aber selbstverständlich sind Postmitarbeiter in den Scanprozess involviert und können Ihre Post lesen. Selbst wenn die Mitarbeiter vertrauenswürdig sind, können Sie zu Zielen von Social-Engineering-Maschen werden oder selbst zum Risiko werden. Und auch die Übermittlung der gescannten Post ist ein potenzielles Sicherheitsrisiko. Deswegen gibt es auch nur zwei Möglichkeiten, um die Post abzurufen: Über einen SFTP-Server und per E-Post. So oder so müssen Sie also bei der Post einen Login anlegen. In diesen Postfächern nutzt Ihnen die Post aber meist wenig und das Herunterladen oder unbedarfte Weiterleiten der Scans kann zur Schwachstelle des Systems werden.

Alternativen: Caya und Dropscan

Natürlich gibt es auch einige Wettbewerber, die davon überzeugt sind, die Digitalisierung des Postverkehrs effektiver zu gestalten als die Deutsche Post. Am meisten genutzt werden die Dienste Caya und Dropscan. Die Firmen erhalten Ihre Post durch einen Nachsendeauftrag, der bei Vertragsschluss eingerichtet wird. So verlängert sich auch bei den beiden Konkurrenten die Zustelldauer um etwa einen Tag, verglichen mit der regulären Briefzustellung. Um die Übermittlung der Scans an den Kunden möglichst sicher zu gestalten, setzen alle drei Dienstleister übrigens auf eine verschlüsselte Übertragung per HTTPS oder SFTP. Das schließt einen Hack zwar grundsätzlich nicht vollständig aus, macht diesen allerdings zu einem besonders aufwändigen Unterfangen. Wenn die Dienstleister Ihren Service als sicher bezeichnen, ist das schon richtig. Die Services sind so sicher wie es eben geht, 100 Prozentige Sicherheit ist allerdings faktisch unmöglich.

Um dennoch die bestmögliche Sicherheit zu gewährleisten hat sich die Firma Caya ein Dokumentenmanagementsystem ausgedacht, das beim Kunden ins bestehende OS integriert wird. Auf diese Weise müssen Dokumente gar nicht mehr heruntergeladen werden, sondern können direkt online bearbeitet und in die Buchhaltungs- oder Kundenservicesoftware übertragen werden.

Übrigens: Wenn Sie keinen eigenen E-Mail-Server betreiben, sollten Sie generell darauf verzichten gescannte Post per E-Mail an Kollegen weiterzuleiten. Eine normale E-Mail abzufangen oder mitzulesen ist für geübte Cyberkriminelle nämlich eine reine Fingerübung.

Berufshaftpflichtversicherung: Analoge und digitale Risiken abgesichert

Auch wenn der e-Postscan nur eingeschränkt zu empfehlen ist, sollten Sie der Digitalisierung an sich offen gegenüberstehen. Zwar bringt diese unvorhersehbare Risiken mit sich, wer sich ihr allerdings komplett verweigert, wird schnell von Konkurrenten abgehängt. Mit einer Berufshaftpflichtversicherung über exali.de können Sie die Vorteile der Digitalisierung unbeschwert nutzen.

Denn im Haftungsfall profitieren Sie von umfassendem Versicherungsschutz, der durch die offene Berufsbilddeckung selbst Risiken in Zusammenhang mit der ausgeübten Tätigkeit abdeckt, die bei Vertragsschluss noch nicht ersichtlich waren. Dabei ist es egal, ob Sie eine Frist versäumen und deswegen von Ihrem Kunden oder Auftraggeber haftbar gemacht werden, eine Abmahnung erhalten oder aufgrund einer Cyberattacke Kundendaten verlorengehen – Ihre Berufshaftpflicht prüft die Forderungen, wehrt unberechtigte Ansprüche ab und bezahlt berechtige Schadenersatzforderungen. Selbst ein DSGVO-Bußgeld ist versichert, soweit dies nach geltendem Recht möglich ist.

Haben Sie Fragen zur passenden Haftpflichtlösung für Ihr Business, dann rufen sie gerne unsere Versicherungsexperten an. Diese sind ohne Callcenter und Warteschleife für Sie erreichbar.