Effizientere Meetings: Das können Freelancer tun

Arbeiten für eine bessere Meeting-Kultur: Lohnt sich das?

exali: Wir saßen wohl alle schon mal in langweiligen oder sogar nervigen Meetings. Aber gehört das gerade als Freelancer nicht einfach dazu? Wieso sollte ich Energie investieren, daran etwas zu ändern?

Pascal Baumgartner:

Wenn man sich überlegt, was man schon mit einzelnen Hacks alles erreichen kann, lohnt sich jede noch so kleine (oder große) Bemühung in Richtung Happy Meeting. Es ist ja nicht nur das eine Meeting. Wenn man Veränderungen gezielt und bewusst angeht, ändert man alle zukünftigen Meetings. Zudem rettet man die Zeit aller Teilnehmenden (die finden es oft auch langweilig und werden das erfahrungsgemäß sehr schätzen).

Meiner Meinung nach ist jedes Meeting eine Chance – und zwar eine ziemlich große! Wenn sie gut gemacht sind, sind sie keine Zeitverschwendung, sondern Fortschrittsmaschinen.

exali: Freelancer haben noch immer Hemmungen, Meetings mit Kundinnen oder Kunden ihren eigenen Stempel aufzudrücken. Wie kann ich Änderungen anstoßen, ohne irgendwelche Befindlichkeiten zu verletzen?

Pascal Baumgartner:

Guter Punkt. Wenn du allerdings weißt, dass dir alle Anwesenden dankbar sind, kriegt das „Stempel aufdrücken” einen ganz anderen Kontext. Du bist nicht länger ein Opfer der Umstände, sondern wirst für deine Bemühungen gefeiert. Garantiert.

Und damit es sich für niemanden so anfühlt, als würdest du mit der Tür ins Haus fallen, habe ich ein paar diplomatische und konkrete Formulierungen dabei:

„Damit wir das Beste aus unserer Zeit rausholen – wäre es okay für euch, wenn wir eine sportliche Agenda festlegen und ich die Moderation übernehme?“

„Eine großartige Idee, das sollten wir an anderer Stelle unbedingt nochmals genauer anschauen. Damit wir hier aber pünktlich fertig werden, würde ich diese Idee gerne auf den Parkplatz packen. Kennt ihr den Parkplatz? Ein großartiges Tool, um Ideen, Inputs und Fragen zu parken”

Kleine Anpassungen mit großer Wirkung. Und wenn klar wird, dass dein Vorschlag das Meeting verbessert, werden andere höchstens fragen, warum es nicht immer so lief. Du hast damit die ersten Veränderungen geschafft und kannst darauf aufbauen.

Effiziente Meetings: Vorbereitung ist alles!

exali: Lass uns konkret werden: Wie bereite ich ein Meeting mit einer (potenziellen) Kundin oder einem Kunden optimal vor?

Pascal Baumgartner:

Die Antwort könnte etwas ausführlicher werden. Denn eine gute Meeting-Vorbereitung ist der Schlüssel zu produktiven und effektiven Besprechungen:

Meetings steuern: Mittendrin statt nur dabei

exali: Können Freelancer auch während des Gesprächs etwas tun, um das Meeting positiv zu steuern?

Pascal Baumgartner:

Aber ja, so einiges. Die Methode Happy Meeting gibt auch hier konkrete Inputs. Als Freelancer können wir in Meetings gute und aktive Gesprächspartnerinnen und -partner sein. Das schaffen wir, indem wir ...

…Wertschätzung und Dankbarkeit zeigen.

…gut zuhören, neugierig sind und gute Fragen stellen.

…Empathie und Verständnis zeigen.

…lösungsorientierte und gewaltfreie Kommunikation fördern.

…einfach mal lächeln und die Dinge mit Humor nehmen.

…das Eis brechen und bei Fragen einfach mal spontan mit einer Antwort einspringen.

exali: Welche Tipps hast du für den Umgang mit schwierigen Charakteren in einem Meeting (Querulanten, Schweiger, Unpünktlichkeit, Unterbrechungen etc.)?

Pascal Baumgartner:

• Die Kritikerinnen und Kritiker mit Haltung: Gib ihnen Verantwortung: „Klingt, als hättest du eine starke Meinung dazu – hast du einen Lösungsvorschlag?“
• Die stillen Wasser: Sprich sie aktiv an: „Was denkst du dazu, Anna?“. Oder nutze eine Runde, in der alle einmal zu Wort kommen.
• Die Spätzünderinnen und Spätzünder: Starte pünktlich. Immer. Kein Warten. Wer zu spät kommt, steigt eben mittendrin ein. Sowas lernt man schneller als man denkt. Und wenn das nicht funktioniert, mach den pünktlichen Meeting-Start zu einem Agreement. Das hat den Vorteil, dass du nach ein paar Wochen fragen kannst, wie gut das umgesetzt wurde und ob alle Beteiligten weiterhin daran festhalten möchten.
• Die Reingrätscherinnen und Reingrätscher: Setze ein klares Meeting-Agreement (und lass es von allen bestätigen): „Eine Person spricht, alle anderen hören zu.“ Wenn nötig, charmant unterbrechen: „Lass X noch kurz ausreden, dann bist du dran.“

Meetings laufen besser, wenn alle ihre Rolle kennen – und du kannst dazu beitragen. Ob in der Moderation oder als teilnehmende Person.

Meeting vorzeitig beenden: Wann, wie und warum?

exali: Gibt es Situationen, in denen es sinnvoll ist, ein Meeting abzubrechen?

Pascal Baumgartner:

Ja, solche Situationen gibt es – und man erkennt sie meist daran, dass ein Meeting ins Stocken gerät oder sich inhaltlich im Kreis dreht. Spätestens wenn unklar ist, was überhaupt erreicht werden soll oder ob die richtigen Personen am Tisch sitzen, sollte das Meeting hinterfragt werden.

Breche das Meeting ab, wenn…

• …kein Ziel klar ist und sich auch keins ergibt.
• …die Diskussion sich endlos im Kreis dreht – dann lieber ein Follow-up mit konkreten Next Steps.
• …die entscheidenden Personen fehlen – denn ohne Entscheiderinnen und Entscheider gibt’s auch keine Entscheidungen.

In solchen Fällen hilft ein wertschätzender Satz wie: „Ich habe das Gefühl, dass wir hier nicht weiterkommen/zu den nötigen Ergebnissen kommen – macht es Sinn, das Meeting zu vertagen?“

Fazit: Meetings sind, was wir daraus machen. Und Freelancer können Game-Changer sein. Wir sollten Meetings als Chance sehen, dies kommunizieren und damit die Meetingkultur besprechbar machen. Damit das funktioniert, müssen wir alle ein gutes Vorbild sein sowie Struktur und wertschätzende Kommunikation in jedes Meeting bringen.

Und das Wichtigste zum Schluss: Habt Spaß, in Meetings und bei allem, was ihr tut.

Unser Interviewpartner Pascal Baumgartner:

 

Pascal Baumgartner von HappyMeeting.com ist Meeting-Coach und hat eine Methode entwickelt, um mit einer neuen Meetingkultur einen Dreisprung zu schaffen: Kosten sparen, Effizienz steigern und Mitarbeitende motivieren. Zusammen mit Danny Wünsch hat er das Buch Happy Meeting – Das Playbook für eine großartige Zukunft (2023) herausgebracht.

Seit nunmehr über zwei Jahren verändern sie die Meetingkulturen mittelgroßer und großer Organisationen. Zu ihrer Kundschaft gehören (Auszug): DB regio, Amnesty International, Green Planet Energy, Targobank, St. Galler Kantonalbank, ELO Digital Office, Saatchi & Saatchi, Neue Zürcher Zeitung, Migros, Kantonales Steueramt Zürich, Station Zürich, berry, Milch & Zucker und DEPT.