5 Buchhaltungstipps für Selbstständige
Wenn Sie sich für eine berufliche Selbstständigkeit entscheiden, sind Sie auf einmal Ihr eigener Chef und Unternehmer zugleich und dürfen selbst bestimmen. Für Sie verändert sich von heute auf morgen so einiges. Sie müssen Verantwortung gegenüber Mitarbeitern übernehmen und sind für die gesamte Unternehmensführung verantwortlich. Dazu gehört unter anderem auch die Buchhaltung, mit der Sie wahrscheinlich zum ersten Mal so richtig in Berührung kommen. Damit diese Ihnen leichter von der Hand geht und Sie mehr Zeit für Ihre wesentliche Tätigkeit haben, stellt Ihnen Gastautor Fabian Silberer von sevDesk fünf Buchhaltungstipps vor.
So starten Sie erfolgreich als Selbstständiger
Als Selbstständiger kommen gleich zu Beginn viele neue Regeln und Gesetze auf Sie zu. Die Pflicht, die den meisten Selbstständigen großen Spaß macht, ist wohl Rechnungen zu schreiben, denn nur so kommen Sie an Ihr Geld. Doch bei der Rechnungsstellung gibt es einiges zu beachten damit sie rechtskonform ist und vom Finanzamt akzeptiert wird. Auch das Thema Steuern kommt wahrscheinlich zum ersten Mal auf Sie zu. Behalten Sie von Anfang an die Übersicht über Ihre Steuerabgaben. Steuerschulden sind Bringschulden! Sie sollten daher alle fälligen Steuern pünktlich und ungekürzt bezahlen. Am besten holen Sie sich gerade zu Beginn der Selbstständigkeit Hilfe von einem Steuerberater.
Außerdem erwartet der Gesetzgeber eine ordnungsgemäße Buchführung von Ihnen. Das bedeutet, dass Form und Inhalt Ihrer Buchhaltung ohne Beanstandungen lückenlos nachvollziehbar ist. Das Finanzamt kann jederzeit um Prüfung bitten, bei der Sie ausgewählte Dokumente vorlegen müssen.
5 Tipps für die Buchhaltung als Selbstständiger
Damit Sie perfekt in die Selbstständigkeit starten können, geben wir Ihnen 5 hilfreiche Tipps, wie Sie Ihren buchhalterischen Aufwand relativ gering halten können und gleichzeitig eine ordnungsgemäße Buchhaltung führen:
1. Die Kleinunternehmerregelung
Als Kleinunternehmer können Sie Ihren bürokratischen Aufwand im Rahmen halten. Nach § 19 Umsatzsteuergesetz dürfen Sie die Kleinunternehmerregelung beantragen, wenn Sie im vergangenen Jahr nicht über 17.500 Euro Umsatz gekommen sind und der Umsatz im laufenden Jahr nicht mehr als 50.000 Euro betragen wird. Kleinunternehmer sind nicht umsatzsteuerpflichtig und müssen somit auch keine Umsatzsteuervoranmeldung machen. Ein weiterer Vorteil für Kleinunternehmer ist, dass sie keine Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen müssen. Daher können sie geringere Preise als die Konkurrenz verlangen, was einen spürbaren Wettbewerbsvorteil bringen kann.
2. Einfache statt doppelter Buchführung
Bei der doppelten Buchführung müssen sämtliche Geschäftsvorfälle ordnungsgemäß verbucht werden. Am Jahresende muss zur Gewinnermittlung eine Bilanz sowie eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellt werden. Bei der einfachen Buchführung hingegen wird eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellt. Dabei werden die Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben eines Geschäftsjahres gegenübergestellt und der Gewinn oder Verlust ermittelt. Dieses einfachere Verfahren ist besonders für Selbstständige geeignet, da es weniger komplex ist und größtenteils ohne Hilfe eines Steuerberaters angewendet werden kann.
3. Zettelwirtschaft vermeiden
Sie können selbst entscheiden, auf welche Art und Weise Sie Ihre Belege aufbewahren wollen. Bei Selbstständigen fallen viele Belege an, die abgelegt, sortiert und aufbewahrt werden müssen. Ein Papierarchiv erfordert regelmäßiges Ablegen, Regalplatz und fristgerechte Entsorgung. Eine digitale Software hingegen unterstützt beim ordnungsgemäßen Ablegen, Sortieren und Archivieren aller Dokumente. Sie können alle Belege zentral sammeln und bei einer Prüfung durch das Finanzamt sofort die verlangte Rechnung vorlegen.
4. Rechtskonforme Rechnung schreiben – Vorlage oder Software?
Alle Ihre Rechnungen müssen den Formerfordernissen von § 14 UStG sowie denjenigen der GoBD entsprechen. Sie sollten sich schon ab Beginn Ihrer Geschäftstätigkeit an die gesetzlichen Pflichtangaben halten, damit das Finanzamt Ihre Rechnungen als Geschäftsdokumente anerkennt. Im Umsatzsteuergesetz ist festgelegt, welchen Inhalt eine Rechnung haben muss. Entsprechen empfangene Rechnungen nicht den Vorgaben, dann machen Sie Lieferanten sofort darauf aufmerksam und verlangen Sie ein neues Dokument. Natürlichen müssen Sie das Rechnungsschreiben nicht jedes Mal neu erfinden. Eine Rechnungsvorlage spart viel Zeit, ist allerdings nicht GoBD-konform.
Mit einem Rechnungsprogramm können Sie gleichermaßen Zeit sparen, da alle Pflichtangaben einer Rechnung automatisch enthalten sind. Eingangsrechnungen können Sie per App einscannen, während die Software diese automatisch verbucht. Außerdem werden alle Dokumente GoBD-konform archiviert, wodurch Sie sich nie wieder Sorgen um eine Steuerprüfung machen müssen.
5. Private und geschäftliche Ausgaben trennen
Bei Selbstständigen kann es schnell mal vorkommen, dass aus Geschäftsinteresse eine betriebliche Rechnung aus der privaten Tasche bezahlt wird oder für die Tankrechnung des Privatwagens die Firmenkreditkarte herhalten muss. Dies führt jedoch zu einem Mehraufwand für Ihren Steuerberater, da er die Ausgaben von Privat- und Betriebskonto durchgehen und eventuell aussortieren muss. Das wird Sie am Ende mehr kosten. Um dies zu vermeiden, sollten Sie das Privatkonto separat vom Betriebskonto anlegen und auch führen. So können Sie die privaten Ausgaben am besten von den betrieblichen Ausgaben trennen und der Steuerberater hat weniger zu tun.
Buchhaltung für Selbstständige leicht gemacht
Als Selbstständiger sind Sie in der Verpflichtung eine ordnungsgemäße Buchhaltung zu führen. Lassen Sie sich vom kompetenten Steuerberater von Anfang an bei wichtigen Entscheidungen helfen. Damit die Buchhaltung kein leidiges Thema für Sie wird, bietet sich eine Buchhaltungssoftware an, die zu Ihren Bedürfnissen passt. Dank Automatismen der Software, integriertem Online-Banking und einem Zugang für Ihren Steuerberater ist die Buchhaltung in Zukunft kein Problem mehr. Somit können Sie sich auf Ihr Kerngeschäft als Selbstständiger konzentrieren.
Zum Autor:
Fabian Silberer ist Gründer und Geschäftsführer von sevDesk, einer cloudbasierten Buchhaltungssoftware für Selbstständige und Kleinunternehmer. Im Jahr 2013 gründete er zusammen mit seinem damaligen Studienfreund Marco Reinbold das Software-Startup, welches heute mehr als 80.000 Kunden vorweisen kann.
Kooperation mit sevDesk
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