Freiberufler:in werden: Das müssen Sie beachten

Die wichtigsten Punkte, die Sie bei Ihrem Start als Freiberufler:in beachten müssen, finden Sie auch in diesem Video:

Businessplan erstellen: So funktioniert‘s

„Wer Weg und Ziel nicht kennt, dem weht kein Wind günstig.“ Was Seneca schon damals wusste, gilt auch beim Start in die Selbständigkeit. Denn ein gut strukturierter Businessplan ist nicht nur das Aushängeschild Ihrer Geschäftsidee und erhöht die Chancen auf eine Finanzierung Ihres Unternehmens. Er ist außerdem Ihr ganz persönliches Businesskonzept.

Businessplan - Vorbereitung

Stellen Sie sich bei der Vorbereitung Ihres Businessplans folgende Fragen: Was will ich erreichen? Bis wann? Und was brauche ich dafür? Wenn Sie Zahlen, Daten und Fakten zu Ihrer Geschäftsidee sammeln, bekommen Sie ein gutes Gefühl für die Gegebenheiten Ihrer anvisierten Branche. Nehmen Sie sich dafür unbedingt mehrere Wochen Zeit und arbeiten Sie sorgfältig!

Businessplan - Aufbau

Wenn Sie sich mit der Materie ausreichend vertraut gemacht haben, sind Sie gut gerüstet, um Ihren Businessplan Schritt für Schritt in die Tat umzusetzen.

1. Executive Summary

Fassen Sie auf maximal drei Seiten die wichtigsten Daten Ihres Unternehmens zusammen. Dazu gehören: Geschäftsidee, Umsatz- und Gewinnprognose, Kurzporträt der Gründer, Marktbeschreibung, Beschreibung der Produkte und Dienstleistungen und der Finanzierungsbedarf.

2. Markt- und Wettbewerbsanalyse

Hier geht nichts über eine gründliche Recherche. Finden Sie heraus, wie Ihr künftiger Markt aussieht, wer Ihre wichtigsten Wettbewerber:innen sein werden und welche Zielgruppe Sie ganz konkret ansprechen wollen.

3. Unternehmensstrategie und -ziele

Bis wann und wie wollen Sie welche Marktanteile gewinnen? Dieser Punkt dreht sich um Fragen der Produkt- und Preispolitik sowie des Marketings. Wie immer gilt: Bleiben Sie realistisch und bauen Sie keine Luftschlösser!

4. Vorstellung

Stellen Sie sich und – sofern vorhanden – Ihr Team vor.

5. Finanzplan

Benennen Sie detailliert und begründet Ihr Start- und Wachstumskapital. Bei Letzterem handelt es sich um die Summe, die Sie über das Startkapital hinaus benötigen – etwa für Mitarbeiter:innen oder das Marketing. Stellen Sie dafür Einnahmen und Ausgaben einander gegenüber, ordnen Sie diese Beträge den passenden Entwicklungsphasen Ihres Unternehmens zu und geben Sie einen klaren Zeitpunkt an, an dem Sie mit Ihrem Business Gewinn machen werden.

Berücksichtigen Sie bei jedem Punkt Form und Sprache. Ein aufgeräumtes, strukturiertes Erscheinungsbild mit Inhaltsangabe, Deckblatt und Absätzen ist ein Muss. Verzichten Sie außerdem bei Ihren Formulierungen auf übertriebene Floskeln und unnötige Fachbegriffe.

Die freiberufliche Tätigkeit anmelden

Neben einem zündenden Businesskonzept gilt es auch, einige gesetzliche Vorschriften zu beachten. Denn: Wer seine Tätigkeit als Freiberufler:in aufnehmen will, muss zwar nicht zwingend ein Gewerbe beim Gewerbeamt anmelden (Was Sie dabei beachten müssen, lesen Sie hier: Gewerbe anmelden: So geht’s richtig!). Trotzdem kann ein:e Freiberufler:in nicht einfach loslegen. Es sind einige Anmeldeformalitäten zu beachten:

• Innerhalb von vier Wochen: Anmeldung beim Finanzamt
• Einige Freiberufler:innen müssen Mitglied in ihrer Standeskammer sein (zum Beispiel Notare, Rechtsanwälte, Steuerberater:innen, Wirtschaftsprüfer:innen, Architekten und beratende Ingenieure)
• Manche Freiberufler:innen (Künstler:innen, Publizisten) müssen sich in der Künstlersozialkasse versichern
• Freiberufler:innen, die Angestellte beschäftigen, müssen beim Arbeitsamt eine Betriebsnummer bestellen und die Angestellten bei der Krankenkasse anmelden

Für viele Freie Berufe gibt es Zulassungsvorschriften, beispielsweise Nachweise der fachlichen Kompetenz beziehungsweise Sachkunde und geordneter Vermögensverhältnisse. In der Regel müssen Freiberufler:innen diesen Nachweis bei ihrer zuständigen Standeskammer erbringen.

Für einige Berufe schreibt die entsprechende Berufskammer zudem den Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherung vor. Hierzu zählen zum Beispiel die so genannten Kammerberufe wie Notare und Notarinnen, Rechtsanwälte und Rechtsanwältinnen, Steuerberater:innen, Wirtschaftsprüfer:innen, aber auch Architekt:innen und Ingenieurinnen sowie Ingenieure und noch einige mehr.

Freelancer:in werden: Buchhaltung und Steuern

Freiberufler:innen zahlen – wie bereits erwähnt – keine Gewerbesteuer und sie unterliegen auch nicht der Pflicht zur doppelten Buchführung. Sie sind jedoch einkommens- und umsatzsteuerpflichtig.

Einkommensteuer

Die Höhe der Einkommensteuer richtet sich nach der Höhe des Einkommens, genauer gesagt nach dem erzielten Gewinn. Das heißt, je höher der Gewinn, desto höher der Steuersatz. Freiberufler:innen bekommen vom Finanzamt einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. In diesem Fragebogen müssen sie unter anderem die zu erwartenden Einkünfte angeben. Auf deren Grundlage werden dann die zu zahlenden Steuern ermittelt. Wird zu viel bezahlt, bekommt der:die Freiberufler:in am Ende Steuern zurück, im umgekehrten Fall muss er:sie nachzahlen.

Vor- und Umsatzsteuer

Freiberufler:innen sind umsatzsteuerpflichtig, das heißt, sie schlagen auf ihre Leistungen 19 Prozent Umsatzsteuer drauf und müssen diese auch in ihren Rechnungen ausweisen. Die Umsatzsteuer führen Freiberufler:innen direkt an das Finanzamt ab. Die Umsatzsteuer, die Freiberufler:innen auferlegt wird, dürfen sie mit der Vorsteuer verrechnen. Bei der Vorsteuer handelt es sich um die Mehrwertsteuer, die Sie als Freelancer:in bei Einkäufen bezahlen, die Sie für Ihre Selbständigkeit tätigen, sie ist sozusagen das Gegenstück zur Umsatzsteuer. Wenn Sie Ihre Umsatzsteuererklärung erstellen, haben Sie das Recht, die geleistete Vorsteuer von der Umsatzsteuer abzuziehen (Vorsteuerabzugsberechtigung).

Kleinunternehmerregelung

Anstatt dem Finanzamt regelmäßig eine Umsatzsteuervoranmeldung vorzulegen, können Sie als Freiberufler:in unter bestimmten Voraussetzungen auf die Kleinunternehmerregelung zurückgreifen. Wenn Sie im vorigen Geschäftsjahr höchstens 22.000 Euro erwirtschaftet haben und Ihr Umsatz im laufenden Geschäftsjahr 50.000 Euro nicht überschreiten wird, kommen Sie für diese Regelung in Frage. Überschreiten Sie diese Grenze nach Wahl der Kleinunternehmerregelung jedoch, müssen Sie Anfang des nächsten Geschäftsjahres zur Regelbesteuerung wechseln.

Die Wahl dieser Regelung ist absolut freiwillig. Wenn Sie sich dafür entscheiden, sind Sie für die nächsten fünf Jahre an Ihre Entscheidung gebunden. Dann müssen Sie…

…keine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben,

…Ihr Verwaltungsaufwand reduziert sich deutlich aber

…Sie sind auch nicht länger vorsteuerabzugsberechtigt.

Einfache Buchführung

Für Freiberufler:innen gilt: Es reicht eine einfache Buchführung mithilfe einer sogenannten Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) aus. Dabei werden alle Ein- und Ausgänge auf dem Konto des Freiberuflers oder der Freiberuflerin in einem sogenannten Journal erfasst und dadurch der Gewinn ermittelt. Für die EÜR gibt es seit 2005 ein gesetzlich vorgeschriebenes Formular mit Anleitung. Wenn die Betriebseinnahmen weniger als 17.500 Euro betragen, muss das Formular nicht verwendet werden und es reicht eine formlose Gewinnermittlung aus.

Die Grundsatzfrage: Bin ich überhaupt Freiberufler:in?

Den Status „Freiberufler“ können sich Selbständige nicht aussuchen. Anhand eines Kriterienkatalogs entscheidet das Finanzamt, ob jemand Freiberufler:in ist oder nicht. Dabei kommt es vor allem darauf an, ob er:sie eine freiberufliche Tätigkeit im Sinnes des § 18 Einkommensteuergesetz (EstG) ausübt:

„Zu der freiberuflichen Tätigkeit gehören die selbständig ausgeübte wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende oder erzieherische Tätigkeit“

Weiter werden in § 18 EStG konkrete Berufe genannt, die zur freiberuflichen Tätigkeit gehören (die so genannten Katalogberufe). Beispielsweise:

• Rechtsanwältinnen und -anwälte
• Ingenieur:innen
• Architekt:innen
• Steuerberater:innen
• beratende Volks- und Betriebswirtinnen und -wirte
• vereidigte Buchprüfer:innen
• Krankengymnastinnen und -gymnasten
• Journalist:innen
• Bildberichterstatter:innen
• Dolmetscher:innen und Übersetzer:innen

Neben den Katalogberufen werden in § 18 Abs. 1 EStG auch die katalogähnlichen Freien Berufe angesprochen. Der katalogähnliche Beruf muss dem Katalogberuf entsprechen beziehungsweise alle Merkmale eines genannten Katalogberufes nahezu vollständig enthalten. So müssen unter anderem die Ausbildungen als Voraussetzungen für die jeweilige Berufsausübung vergleichbar sein. Im Zweifel hilft der Bundesverband der Freien Berufe weiter, auf dessen Website es auch eine Auflistung der freien Berufe nach Bereichen gibt.

Werden Sie doch als Gewerbetreibende:r eingestuft oder denken Sie ohnehin darüber nach, ein Gewerbe anzumelden, erfahren Sie in unserem Artikel Gewerbe anmelden: So geht’s richtig! alles Wichtige, um als Existenzgründer:in durchzustarten.

Freiberufler:in: Das sollten Sie zusätzlich beachten

Sie haben Ihre Tätigkeit ordnungsgemäß angemeldet, kennen Ihre Rechte, und auch Ihre Pflichten sind Ihnen bekannt. Dann kann ja nichts mehr schiefgehen, oder? Nicht ganz. Viele Selbständige werfen innerhalb der ersten Jahre das Handtuch. Damit Sie nicht dazu gehören, verraten wir die vier häufigsten Fehler von frischgebackenen Selbständigen und was Sie tun können, um diese zu vermeiden.

• Machen Sie sich nicht zu sehr von einer/einem Auftraggeber:in abhängig.
• Es besteht nicht nur das , Sie setzen sich auch einem existenziellen Risiko aus, wenn Ihnen gerade diese:r eine Auftraggeber:in die Zusammenarbeit aufkündigt.
• Der Verband der Gründer und Selbständigen, kurz VGSD e.V. ist hierzu eine sehr gute Informationsquelle.
• Kalkulieren Sie Ihren Stundensatz und Ihre Preise und bedenken Sie dabei sämtliche Kosten, die in Ihrem Alltag als Selbständige:r für Sie anfallen.
• Schätzen Sie Ihre Buchhaltungsfähigkeiten realistisch ein.
• Das Erstellen eines Jahresabschlusses und die richtige Rechnungslegung erfordern große Sorgfalt. Geben Sie diese wichtige Aufgabe also im Zweifelsfall lieber in fachkundige Hände.
• Kennen Sie das Risikopotenzial Ihrer Homepage

Als Freelancer:in sind Sie für sämtliche Inhalte Ihrer Website verantwortlich – das gilt auch für alle Haftungsrisiken wie Bildrechtsverletzungen oder Impressumsfehler. Einen Überblick über die typischen Risiken der eigenen Homepage erhalten Sie in unserem Artikel: .

Neben diesen potenziellen Fehlerquellen im Vorfeld existiert jedoch noch ein weiterer Stolperstein, der das Potenzial hat, Ihnen viel Ärger zu bereiten, wenn Sie Ihre Rechte und Pflichten nicht kennen.

Unzufriedene:r Auftraggeber:in – wozu sind Sie verpflichtet?

Unzufriedene Kundschaft ist nicht nur unangenehm, sondern kann für Sie als Auftragnehmer:in auch rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. In so einer Situation ist es wichtig zu wissen, zu welchen Maßnahmen Sie verpflichtet sind.

Machen Sie sich zuallererst klar, ob Sie einen Werk- oder einen Dienstvertrag geschlossen haben. Unser Artikel Vertragsarten: Werkvertrag oder Dienstvertrag, wo liegt der Unterschied? hilft Ihnen, diese Frage zu beantworten und auf Ansprüche Ihrer Kundin oder Ihres Kunden richtig zu reagieren:

Werkvertrag:

Bei dieser Vertragsart kann Ihr:e Auftraggeber:in Mängelansprüche geltend machen (wenn ein Mangel bei der Abnahme des Werks durch die Kundin oder den Kunden vorliegt). Nach § 634 BGB stehe ihr/ihm in diesem Fall folgende Ansprüche zu:

• Nacherfüllung
  Hier erhalten Sie die Chance, das fehlerhafte Werk zu verbessern beziehungsweise noch einmal neu zu liefern. Die Kosten dafür tragen Sie als Auftragenehmer:in selbst.
• Selbstvornahme
  Auch Ihre Kundin oder Ihr Kunde hat das Recht, den Mangel am Werk selbst zu beseitigen – allerdings auf Kosten der/des Dienstleister:in. Das geht aber nur, wenn Ihr:e Auftraggeber:in Ihnen vorher eine angemessene Frist zur Nacherfüllung gesetzt hat und diese verstrichen ist.
• Rücktritt
  Gelingt es Ihnen auch im zweiten Anlauf nicht, in einer angemessenen Frist, die Mängel zu beseitigen, hat Ihr:e Auftraggeber:in das Recht, vom Vertrag zurückzutreten. Dann sind Sie gezwungen, sämtliche bereits erhaltene Summen zurückzuzahlen. Ihre Kundin beziehungsweise Ihr Kunde wiederum darf das von Ihnen bisher geschaffene Werk nicht verwenden.
• Minderung
  Hierbei handelt es sich um eine Alternative zum Rücktritt. Die/Der Auftraggeber:in kann die Vergütung der/des Dienstleister:in verringern, anstatt vom Vertrag zurückzutreten. Die Höhe der Minderung ergibt sich folgendermaßen: Es wird ermittelt in welchem Verhältnis der Wert des Werkes in mangelfreiem Zustand zum wirklichen Wert steht.
• Schadenersatz
  Es existieren zwei Formen des Schadenersatzes, die hier auf Sie zukommen können. Die Kundin oder der Kunde behält Ihr Produkt, obwohl es mangelhaft ist, bekommt aber Schadenersatz fürden durch Ihre Leistung verursachten Schaden (häufig Vermögensschaden oder Sachschaden) an ihren/seinen eigenen Rechtsgütern. Oder Ihr:e Auftraggeber:in fordert Schadenersatz anstatt der Leistung. Das ist aber erst möglich, wenn Sie die vereinbarte Leistung überhaupt nicht oder nicht wie vereinbart erbracht haben und eine Frist zur Nacherfüllung ebenfalls verstrichen ist.

Dienstvertrag:

Hier kann Ihre Kundin oder Ihr Kunde Schadenersatzansprüche nach §280 ff. BGB geltend machen, wenn sie/er der Ansicht ist, dass Sie Ihre Arbeit schlecht oder nicht wie vereinbart erledigt haben. Diese Schadenersatzanforderung kann Ihr:e Auftraggeber:in gegen eine Vergütung aufrechnen, falls sie/er ihren/seinen Anspruch durchsetzen konnte.

Liegt ein wichtiger Grund vor, kann die/der Auftraggeber:in einen Dienstvertrag nach §626 BGB kündigen. Ihr Anspruch auf die vereinbarte Bezahlung bleibt jedoch bestehen, da bei dieser Vertragsart kein konkreter Erfolg geschuldet ist.

Das Business und sich selbst richtig versichern

Sie sehen: Die Selbständigkeit hält einige Fallstricke bereit, die Sie die Existenz kosten können, wenn Sie nicht schon im Vorfeld Maßnahmen ergreifen. Bereits bevor Sie mit ihrer freiberuflichen Tätigkeit durchstarten, sollten Sie sich daher Gedanken über Ihre eigene Absicherung und die Ihres Business machen. Denn hierbei existieren einige Wahlmöglichkeiten und Sie müssen sich selbst um den Schutz Ihres Unternehmens kümmern:

Krankenversicherung

Auch für Freiberufler:in besteht eine Krankenversicherungspflicht. Jedoch dürfen sie selbst entscheiden, ob sie sich gesetzlich oder privat krankenversichern wollen.

Rentenversicherung

Ob Freiberufler:innen durch die gesetzliche Rentenversicherung abgesichert sind, richtet sich nach der Art der Tätigkeit:

• Einige Freiberufler:innen sind verpflichtet, in die gesetzliche Rentenversicherung einzuzahlen. Dabei handelt es sich um Berufe, die vom Gesetzgeber als besonders „schutzbedürftig“ angesehen werden zum Beispiel Pflegeberufe, Lehrer:innen, Coaches, Trainer:innen oder andere Pädagogen.
• Die Freiberufler:innen, die in einer Standeskammer eingetragen sind, müssen in der Regel Mitglied im Versorgungswerk der Kammer sein und dort Beiträge zur Rentenversicherung einzahlen.
• Künstler:innen und Publizisten müssen sich bei der Künstlersozialkasse anmelden. Diese bezuschusst für ihre Mitglieder die Beiträge zur gesetzlichen Renten- und Pflegeversicherung sowie zur Krankenkasse.
• Alle anderen Freiberufler:innen sind nicht versicherungspflichtig und müssen sich entweder selbst um eine private Altersvorsorge kümmern oder freiwillig in die gesetzliche Rentenversicherung einzahlen.

Berufshaftpflichtversicherung

Auch Ihr Business selbst benötigt die richtige Absicherung. Denn egal ob es sich schlussendlich um eine Abmahnung wegen eines Impressumsfehlers auf Ihrer Website handelt oder ein:e Auftraggeber:in Schadenersatz fordert: Schnell können berufliche Fehler zu einer extremen finanziellen Schieflage führen und die mühsam aufgebaute Existenz in Gefahr bringen – denn als Freelancer:in haften Sie in der Regel mit Ihrem Privatvermögen.

In all diesen Fällen ist die Berufshaftpflichtversicherungen über exali an Ihrer Seite und übernimmt bei berechtigten Ansprüchen die Kosten, die Sie ansonsten aus eigener Tasche begleichen müssten. Die Berufshaftpflichtversicherungen über exali gibt es individuell auf Ihre Tätigkeit zugeschnitten und wir sind jederzeit persönlich für Sie da – ohne Tonbandansage und Warteschleife. Und weil gerade die Gründungsphase finanziell schwierig sein kann, gibt es über exali einen speziellen Rabatt für Existenzgründer:innen.