Softwareempfehlungen für Start-Ups: Die besten Tipps für Gründer

Spätestens, wenn Administration und Unternehmensführung mehr Zeit fressen als das eigentliche Geschäftsmodell, müssen Gründer auf digitale Unterstützung bauen. Deshalb haben wir uns bei exali.de für den heutigen Artikel Unterstützung geholt und nachgefragt, in welchen Bereichen sich der Einsatz von Unternehmenssoftware prinzipiell lohnt und worauf Startups dabei achten sollten. Gastautor Frank Schneider kennt die Herausforderungen der Unternehmensführung und worauf Gründer bei der Auswahl von Software achten sollten.

Software für Start-Ups: Hilfreiche Tipps

Als Gründer eines Start-Ups haben Sie nicht nur in Ihrem Kerngeschäft sehr viel Arbeit, sondern auch außen herum. Gemeint ist damit die Unternehmensführung. Anstatt diese Tätigkeiten teuer auszulagern, kann eine passende Software weiterhelfen. In welchen Bereichen das geht – und welche Softwarelösungen hier empfehlenswert sind – beschreibe ich in diesem Artikel.

Buchhaltung

Das Wichtigste, aber leider auch Unangenehmste zuerst: Die Buchhaltung. Kein anderer Bereich ist mit so vielen Problemen verbunden wie das Rechnungswesen. Als Laie steht man vor einem Dschungel von Vorschriften, den zu durchdringen ein Ding der Unmöglichkeit zu sein scheint. Der Einstieg ist oft am schwersten, hier kann ich Buchhaltung-einfach-sicher empfehlen, ein Expertenportal mit hilfreichen Tipps zum Rechnungswesen. Denn es führt kein Weg an korrekten Büchern vorbei, die Alternative ist nämlich Ärger mit dem Finanzamt. Nachzahlungen, die die Höhe der eigentlich fälligen Steuern bei Weitem überschreiten, sind dann noch die günstigste Konsequenz. Im schlimmsten Fall droht ein Verfahren wegen Steuerhinterziehung.

Viele Gründer beauftragen deswegen einen Spezialisten mit dem Verbuchen der Geschäftsvorfälle. Davon ist jedoch aus zwei Gründen abzuraten: Zum einen kostet ein externer Buchhalter natürlich Geld, zum anderen haben Startups einen deutlich detaillierteren Einblick in die eigenen Finanzen, wenn sie sich selbst darum kümmern.

Mit Hilfe einer speziellen Software können Gründer die Buchhaltung auch als Laie selbst erledigen, da sie in einfachen Schritten durch den gesamten Prozess führt. Dank ständiger Updates ist sie rechtlich immer auf dem neuesten Stand, und auch das Übermitteln der fertigen Unterlagen an den Steuerberater oder das Finanzamt ist kein Problem.

Die Aufgaben einer Buchhaltungssoftware im Überblick:

Automatische Erfassung eingescannter Belege
Erstellung von Angeboten, Lieferscheinen und Rechnungen
Vornahme von Überweisungseingängen
Übernahme der Umsatzsteuervoranmeldung
Abgleich offener Rechnungen
Schnittstelle zum Steuerberater sowie dem Finanzamt (DATEV, ELSTER)

Meist beinhalten Buchhaltungsprogramme vorgefertigte Eingabemasken, die es um ein Vielfaches einfacher macht, die Buchhaltung in den Griff zu bekommen. Viele Hersteller bieten übrigens Testversionen an, mit denen Sie die einzelnen Funktionen mal austesten können, um einen Überblick zu bekommen. Ich persönlich mag die Lösung von MS Buchhalter.

Rechnungen erstellen

Hier rechnen die Wenigsten mit Problemen – bis sie sich eingehender mit dem Thema beschäftigen und merken, dass es durchaus nicht wenige Vorschriften gibt, die beim Erstellen einer Rechnung eingehalten werden müssen. Auch hier gilt: Fehler führen zu Ärger mit Kunden und im Endeffekt mit dem Fiskus.

Eine passende Software verhindert diese Fehler, da sie Vordrucke enthält, auf denen alle Pflichtangaben stehen. Lediglich die genauen Posten müssen selbst eingefügt werden – und das gelingt auch ohne einschlägige Erfahrung. Zudem ist in ein solches Programm in der Regel ein mehrstufiges Mahnwesen integriert, so dass säumige Kunden in regelmäßigen Abständen an die offenen Forderungen erinnert werden können.

Was eine gute Auftragsverwaltung unbedingt können sollte:

Mahnwesen
Angebotserstellung
Rechnungserstellung
Auftragsbestätigung
Lieferscheine
Verwaltung ein- und ausgehender Bestellungen
Stammdatenpflege

Vielleicht denken Sie sich nun, dass Sie aktuell noch nicht den vollen Funktionsumfang benötigen, schließlich haben Sie noch nicht so viele Kunden. Die Gefahr ist demnach sehr gering, dass Sie den Überblick verlieren. Bedenken Sie allerdings auch, dass sich das sehr schnell ändern kann. Ansonsten sollten Sie sich im Vorfeld darüber informieren, was Sie überhaupt benötigen. Das ist meistens abhängig von der Größe des Unternehmens und der Anzahl der Kunden. Eine Lösung, die sogar kostenlos ist, wäre zum Beispiel Zervant.

Warenwirtschaft

Ein besonders beliebtes Modell, um sich selbstständig zu machen, ist ein Onlineshop. Oberste Priorität ist dabei selbstverständlich wie in jedem anderen Bereich auch, für eine hohe Kundenzufriedenheit zu sorgen. Dafür braucht es einerseits eine übersichtliche, leicht bedienbare und rechtssichere Webseite, andererseits ist es wichtig, dass alle Bestellungen schnellstmöglich beim Kunden eintreffen. Da das nicht immer einfach ist, wenn Händler ihre Waren über mehrere Kanäle vertreiben, kann diese Aufgabe eine Software „übernehmen“.

In einem Warenwirtschaftsprogramm laufen alle eingehenden Bestellungen an einer zentralen Stelle zusammen und können dadurch rasch bearbeitet werden, ohne dass ein Auftrag vergessen wird. Zudem aktualisiert sich mit jedem Warenversand die Bestandsliste. Geht ein Produkt zur Neige, wird das Unternehmen rechtzeitig gewarnt, was Lieferengpässe verhindert.

Folgende Bereiche werden von einem Warenwirtschaftssystem abgedeckt:

Statistiken
Inventur
Steuerung des Warenflusses
Kundenmanagementsystem
Lieferantenmanagementsystem
Filialmanagement
Kassensystem
Warenbeschaffung
Buchhaltung
Verkauf

Interessant wird eine solche Software vor allem dann, wenn Unternehmer nicht nur einen Online-Shop haben, sondern parallel im stationären Handel tätig sind. Beides wird nämlich automatisch miteinander verknüpft. Wichtig ist außerdem die Tatsache, dass mit einem Warenwirtschaftssystem Kundendaten ausgewertet und die Ergebnisse im Marketing für kundenspezifische Werbung verwendet werden können. Ich arbeite hier gerne mit der Software von WaWision.

Kaufmännische Komplettlösung

Da es mit hohen Kosten verbunden ist, sich für jeden dieser Teilbereiche eine spezielle Software zu kaufen, können sich Gründer stattdessen für ein Programm entscheiden, das sie alle beherrscht. Mit Hilfe einer solchen Komplettlösung lässt sich die gesamte Unternehmensführung korrekt und mit vergleichsweise wenig Aufwand erledigen, so bleibt viel mehr Zeit fürs eigentliche Kerngeschäft.

Vorteile eines Komplettpakets:

Deutlich günstiger als der Einzelkauf
Alle neuen gesetzlichen Regelungen werden durch Updates in das System eingespeist
Export aller Daten zu DATEV und ELSTER
Komplettlösungen können oftmals sowohl als Abo als auch als Einmalkauf erworben werden
Absolute Zeitersparnis
Für Laien und Profis geeignet

Wir haben uns bei exali.de übrigens selbst kürzlich entschieden, die Lohn- und die Bilanzbuchhaltung wieder „inhouse“ zu erstellen und standen vor der Qual der Wahl der geeigneten Software. Wir haben uns am Ende für Lexware Office Pro und damit auch für ein Komplettpaket entschieden, da zum Beispiel auch unser Steuerberater auf Lexware arbeitet und so die Kommunikation besser funktioniert. Dass Lexware zu den Markführern gehört, hat uns sicherlich auch beeinflusst, obwohl es auch Lösungen von weniger bekannten Anbietern gibt, die uns gut gefallen haben.

Zum Autor:

FRANK SCHNEIDER

Der studierte Diplom-Betriebswirt (FH) Frank Schneider hat sich auf die betriebswirtschaftlichen Funktionsbereiche Marketing, Personal und Controlling sowie Rechnungswesen spezialisiert und ist als selbständiger Betriebswirt (Unternehmensberater) tätig. Daneben schreibt der freischaffende Autor als Experte für bekannte Onlineportale und Fachverlage zum Thema Unternehmensführung und der Existenzgründung.