Auch Titanen brauchen Hilfe! Wenn Software und Versicherung sich ergänzen...

Ähnlich dem Titan „Atlas“ aus der griechischen Mythologie, stemmt ein Geschäftsführer heutzutage eine große Last auf seinen Schultern: Die Last der Organisation eines ganzen Unternehmens. Im Umgang mit Gesellschaftern bedeutet das auch einen Kampf mit Bürokratie und Risiken, in dem schon ein kleiner Fehler schnell in der eigenen Haftung des Geschäftsführers gipfeln kann und zwar unbegrenzt mit seinem Privatvermögen. Für den Fall der Fälle gibt es nun nicht nur eine D&O-Versicherung, sondern auch eine Software-Lösung, die einen beachtlichen Mehrwert in puncto sicherer Dokumentation liefert.

Was das neue Programm genau leistet und wie es eine D&O-Versicherung optimal in ihrer Wirkung ergänzt, wissen die Software-Provider von ConcluTec wohl am besten. Deshalb haben wir heute Sarah Melke vom ConcluTec-Team exklusiv für einen Gastbeitrag zum Thema mit ins exali.de Info-Base-Boot geholt.

Geschäftsführer und ihre Aufgaben

Als Repräsentant vertritt der Geschäftsführer sein Unternehmen in der Öffentlichkeit, trägt die Verantwortung für den reibungslosen Ablauf der Geschäftsprozesse und behält stets wachsam die Liquidität im Auge. „Rechenschaft schuldig“ ist er dann seinen Gesellschaftern. So müssen unternehmerische Entscheidungen sauber dokumentiert und transparent kommuniziert werden, um Missverständnissen und Konflikten vorzubeugen. Jeden Tag stehen viele kleinere und größere Entscheidungen an, von denen der wirtschaftliche Erfolg und die Stabilität des Unternehmens abhängen. Selbst der erfahrenste Geschäftsführer verliert dabei hin und wieder den Überblick.

Fatal, denn bei allen unternehmerischen Entscheidungen kann der Geschäftsführer als Organ von den Gesellschaftern in die persönliche Haftung genommen werden (sog. Organhaftung).

Gute Dokumentation heißt Schadens- und Konfliktprävention

Da die Prozesse zur Entlastung der Geschäftsführung, sprich Gesellschafterversammlungen und Umlaufbeschlüsse, aber mit erheblichem bürokratischen und zeitlichen Aufwand verbunden sind, verzichten viele Geschäftsführer auf die ausreichende Durchführung dieser Absicherungsmaßnahmen. Grund ist möglicherweise auch, dass sich die Prozesse in den letzten 100 Jahren trotz starker Rationalisierung kaum verändert haben.

Wenn aber ausreichende Dokumentation und Abstimmungen vernachlässigt werden hat dies zur Folge, dass getroffene Entscheidungen für die Gesellschafter weniger nachvollziehbar sind, woraus Konflikte entstehen können. Bei momentan etwa 20.000 Haftungsfällen von Geschäftsführern vor deutschen Gerichten lohnt sich ein Blick auf die Möglichkeiten der Absicherung.

Dokumentationsprobleme? Neuartige Software schafft Abhilfe!

Eine gute Dokumentation und regelmäßige Abstimmung mit den Gesellschaftern ist auf klassischem Wege schon durch den damit verbundenen Aufwand schwer zu gewährleisten. Um diesen Schwierigkeiten an der Wurzel entgegenzuwirken, können sich Geschäftsführer neuerdings auch Software zur Hilfe nehmen.

So bietet beispielsweise die Plattform Vyzer neben der Organisation von Meetings und Abstimmungen Vorlagen für Gesellschafterversammlungen und Umlaufbeschlüsse. Sie reduziert den Aufwand, der mit der Formulierung von Beschlussprotokollen und deren Zusendung an die Gesellschafter verbunden, ist auf wenige Minuten. Am Ende entsteht ein Dokument, welches jeglichen formellen Anforderungen entspricht und allen Beteiligten in einem zentralen Onlinespeicher zur Verfügung gestellt wird.

Sollte es dennoch zu einem Rechtsstreit kommen, so dienen gespeicherte Beschluss- und Versammlungsprotokolle als optimale Nachweise zur Rekonstruktion unternehmerischer Entscheidungen. Der Interpretationsspielraum für den Nachweis grober Fahrlässigkeit oder des Vorsatzes wird deutlich reduziert.

Alpha und Omega der effektiven Absicherung

In einem Rechtsstreit ist es dennoch immer von Vorteil, sich als Geschäftsführer zusätzlich zur Software mit einer geeigneten Directors-and-Officers-Versicherung (kurz D&O-Versicherung) abzusichern; sie helfen bei Streitfällen im Innen- und Außenverhältnis. Denn entgegen der landläufigen Meinung nützt der Schutz der GmbH dem Geschäftsführer leider nicht!

exali.de bietet exakt für diesen Zweck eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung speziell für Geschäftsführer, Vorstände und leitende Angestellte, sogenannte Organe. Sie schützt, wenn es zu einem Schadenersatzanspruch kommt und gilt so als finales Sicherheitsnetz der Organe. Unterläuft beispielsweise dem Geschäftsführer ein so schwerwiegender Fehler, dass das Unternehmen oder im Außenhaftungsfall ein Dritter Schaden nimmt und er persönlich haftet, so kommt die Versicherung für den Schaden auf. Dabei ist unerheblich, ob es sich um eine Anklage seitens des Unternehmens (Innenhaftung) oder seitens Dritter (Außenhaftung) gegen den Geschäftsführer handelt. Beispiele hierfür sind die sogenannten deliktischen Haftungsfälle, die die Versäumnis der Einreichung wichtiger Dokumente und Nachweise zu Unternehmensangaben, aber auch falsche Angaben bei Finanzamt, Sozialversicherungsunternehmen oder gar Insolvenzverschleppung beinhalten. Bei einem Konflikt aus dem tatsächlich ein Gerichtsverfahren und ein Anspruch hervorgehen, geht es häufig um hohe Summen, die dem Geschäftsführer schnell das Wasser bis zum Hals stehen lassen. Ein Schadensersatzanspruch, der nicht von einer Versicherung abgefedert wird, führt somit in fast allen Fällen in die Privatinsolvenz.

Software und Versicherung: Die optimale Kombination

Eine Software wie Vyzer und eine gute D&O-Versicherung ergänzen sich demnach optimal. Entscheidungen werden sauber dokumentiert und abgelegt. Ein höheres Maß an Transparenz wird geschaffen, welches das Risiko eines Konfliktes oder Informationsdefizits von vorn herein deutlich senken kann. Wenn es aber dennoch einmal dazu kommt, greift die D&O-Versicherung und hilft das Schlimmste zu verhindern.

Denn egal wie sorgfältig man arbeitet, Fehler sind nun mal menschlich und sogar der Titan „Atlas“ hatte so manche Schwierigkeit mit der Last auf seinen Schultern.

Über die Autorin

Sarah Melke ist Manager of Public Relations bei der Firma ConcluTec in Potsdam. Sie hat Anglistik/Amerikanistik und Kulturwissenschaften an der Universität Potsdam studiert und mehrere Jahre im englischsprachigen Ausland gelebt. Praktische Erfahrung sammelte sie als freie Journalistin bei einer internationalen Tierschutzorganisation.