Handelsregistereintrag: Alle Infos auf einen Blick

Müssen Sie sich als Gründer in das Handelsregister eintragen lassen? Welche Vorteile und Pflichten bringt ein Eintrag mit sich? Und mit welchen Kosten müssen Sie rechnen? Wir haben den Handelsregistereintrag unter die Lupe genommen und sagen Ihnen, ob Sie dazu verpflichtet sind, was ein freiwilliger Eintrag bringt und was Sie sonst noch beachten müssen…

Wer MUSS sich im Handelsregister eintragen lassen?

Generell gilt: Alle Kaufleute müssen sich ins Handelsregister eintragen lassen.

Nach § 1 HGB ist ein Kaufmann jemand, der ein Handelsgewerbe betreibt. Ein Handelsgewerbe ist nach dem HGB grundsätzlich jeder Gewerbetrieb, außer dieser gestaltet sich so, dass er nicht kaufmännisch geführt werden muss. Konkretisiert wird diese etwas vage Erklärung im HGB nicht. Dafür gibt es im Einkommensteuergesetz (EstG) eine genauere Definition. Dort heißt es in § 15 Abs. 2, dass ein Gewerbebetrieb

 
 

Eine selbständige nachhaltige Betätigung (ist), die mit der Absicht, Gewinn zu erzielen, unternommen wird und sich als Beteiligung am allgemeinen wirtschaftlichen Verkehr darstellt, wenn die Betätigung weder als Ausübung von Land- und Forstwirtschaft noch als Ausübung eines freien Berufs noch als eine andere selbständige Arbeit anzusehen ist.

Für diese Rechtsformen ist der Handelsregistereintrag Pflicht:

Ob ein Betrieb in kaufmännischer Weise geführt wird und daher ins Handelsregister eingetragen werden muss, hängt unter anderem von diesen Faktoren ab:

 

Wer KANN sich ins Handelsregister eintragen lassen?

Als Einzelunternehmen oder GbR können Sie sich freiwillig ins Handelsregister eintragen lassen. Für die Entscheidung, ob Sie dies tun oder nicht, sollten Sie diese Vor- und Nachteile eines Handelsregistereintrags im Blick haben:

Vorteile eines Handelsregistereintrags

  • Mit einem Handelsregistereintrag wird Ihr Unternehmen zur juristischen Person, die eigenständig handeln kann, zum Beispiel vor Gericht klagen und verklagt werden kann.
  • Damit einhergehend dürfen Sie firmieren. Das heißt, Sie dürfen Ihr Unternehmen Firma nennen und diesem einen beliebigen Fantasienamen geben. Wer nicht im Handelsregister eingetragen ist, darf nur unter seinem eigenen Namen auftreten.
  • Sie dürfen Niederlassungen und Zweigstellen, auch an anderen Standorten, eröffnen.
  • Sie haben eventuell Vorteile bei der Finanzierung Ihres Unternehmens, denn ein Handelsregistereintrag erweckt Vertrauen bei Banken und anderen Geldgebern.
  • Sie können sich durch Prokuristen und Handlungsbevollmächtigte vertreten lassen.

Nachteile/Pflichten bei einem Handelsregistereintrag

  • Mit einem Handelsregistereintrag sind Sie zur doppelten Buchführung verpflichtet, das heißt, Sie müssen jährlich eine Bilanz mit Jahresabschluss erstellen und eine Inventur durchführen (Ausnahme für die Rechtsform „eingetragene/r Kaufmann/frau“: Die Erstellung von Inventar und Bilanz ist erst erforderlich, wenn nach zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren die Umsätze mehr als 600.000 Euro oder der Jahresabschluss mehr als 60.000 Euro beträgt).
  • Im Rechtsverkehr können Verträge durch ein sogenanntes kaufmännisches Bestätigungsschreiben oder durch Schweigen auf ein Vertragsangebot zustande kommen. Das heißt, wer im Handelsregister eingetragen ist, kann vertraglich schneller gebunden werden.
  • Es gelten allgemein die strengeren Regelungen des HGB und nicht mehr die des BGB.
  • Wenn Sie in Ihrem Unternehmen etwas ändern, müssen Sie diese Änderungen auch im Handelsregister eintragen lassen, erst dann werden sie wirksam.

Freiberufler können sich nicht ins Handelsregister eintragen lassen.

Wie erfolgt ein Handelsregistereintrag?

In diesen Schritten läuft eine Eintragung im Handelsregister ab:

  1. Da Anmeldung, Änderungen und Löschung im Handelsregister notariell beglaubigt werden müssen, müssen Sie einen Termin beim Notar vereinbaren. Dieser erstellt den elektronischen Antrag und übermittelt ihn mit den notwendigen Dokumenten (notariell beglaubigte Namensunterschriften des Kaufmanns und evtl. der Gesellschafter) an das zuständige Registergericht.
  2. Das Registergericht prüft den Antrag (circa 2 bis 3 Wochen), nimmt die Eintragung vor und veröffentlicht sie im elektronischen Bundesanzeiger.
  3. Dann erhalten Sie Ihre persönliche Handelsregisternummer.
  4. Achtung: Veränderungen in Ihrem Unternehmen müssen Sie dem Handelsregister unverzüglich mitteilen, erst danach sind sie wirksam. Dazu gehören:
Achtung Abmahngefahr:

Ihre Handelsregisternummer müssen Sie verpflichtend in Ihr Impressum eintragen!

Checkliste: Handelsregistereintrag

 

Welche Angaben werden ins Handelsregister eingetragen?

Ins Handelsregister werden diese Informationen eingetragen:

Was kostet ein Handelsregistereintrag?

Für den Eintrag ins Handelsregister fallen zum einen Gebühren gemäß Handelsregistergebührenverordnung (HRegGebV) an und zum anderen die Notarkosten für die Beglaubigung. Wieviel ein Handelsregistereintrag kostet, hängt von Faktoren wie der Unternehmensform, der Höhe des Stammkapitals, der Anzahl der Niederlassungen und der Anzahl der Gesellschafter ab.

Die Handelskammer Hamburg hat eine Gebührentabelle (PDF). für dein Eintrag ins Handelsregister veröffentlicht. Folgende Richtwerte können Sie daraus ablesen (inklusive Notarkosten):

Achtung:

Der Handelsregistereintrag ersetzt nicht die Gewerbeanmeldung. Für die Anmeldung beim Gewerbeamt müssen Sie Ihren Handelsregisterauszug vorlegen.

Risiko Handelsregistereintrag: Darauf müssen Sie achten

Wenn Ihr Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist, müssen Sie die Handelsregisternummer und das zuständige Registergericht in Ihr Impressum eintragen. Tun Sie das nicht, können Sie von einem Wettbewerber oder einem Wettbewerbsverband/Verbraucherverband abgemahnt werden.

Die Tatsache, dass das Handelsregister öffentlich ist, machen sich auch Betrüger zunutze. Zum einen verschicken Sie an Unternehmen, die neu eingetragen sind, falsche Gebührenrechnungen für die Eintragung. Diese sehen oftmals täuschend echt aus und enthalten sogar Aktenzeichen und Kassenzeichen. Prüfen Sie daher die Rechnungen genau und achten Sie auf die zu überweisende Summe. Denn meist verlangen die Betrüger ungewöhnlich hohe Beträge.

Zum anderen gibt es noch eine weitere Betrugsmasche mit dem Handelsregistereintrag. Viele Gründer erhalten kurz danach Post mit der Aufforderung, das Unternehmen in diverse Datenbanken und Verzeichnisse eintragen zu lassen. Oft suggerieren die Schreiben, dass die Eintragung verpflichtend ist oder Ihnen als Gründer Vorteile bringt. Wenn Sie dann unterschreiben oder den Erstbeitrag bezahlen, gehen Sie ein Abo mit langen Kündigungsfristen ein. Deswegen sollten Sie kurz nach dem Handelsregistereintrag verstärkt auf Ihren Posteingang achten und Rechnungen besonders gründlich prüfen.

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Egal, ob Sie Ihr Unternehmen ins Handelsregister eintragen müssen oder sich freiwillig dazu entscheiden: Damit Ihr Business von Beginn an auf sicheren Beinen steht, ist eine gute Berufshaftpflicht wichtig. Sie steht an Ihrer Seite und sorgt dafür, dass Ihr Start-up nicht durch Abmahnungen oder Schadenersatzforderungen in Gefahr gerät. Für Existenzgründer und Start-ups gibt es in den ersten zwei Versicherungsjahren 15 Prozent Nachlass.

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