Workation für Freelancer: So gelingt die Kombination Arbeit und Reisen

Was ist eine Workation?

Das Wort setzt sich zusammen aus “Work” (Arbeit) und “Vacation” (Urlaub). Es geht darum, den Arbeitsstandort vom heimischen Büro an eine andere Stelle zu verlegen, zum Beispiel in die Berge oder ans Meer. Dort arbeiten Sie weiterhin ganz normal an Ihren Projekten. Gleichzeitig können Sie nach Feierabend, an Wochenenden und Brückentagen die Vorzüge der neuen Umgebung genießen und frische Eindrücke sammeln. Mit einer Workation verbinden Sie also aktiv Arbeit und Urlaub.

Für wen ist eine Workation das Richtige?

Eine Workation ist toll für Freelancer und Selbständige, die sich einen Umgebungswechsel wünschen, aber nicht gleich alles für lange Zeit hinter sich lassen können beziehungsweise wollen. Nicht alle möchten gleich ihre Wohnung kündigen und für Monate ohne festen Rückzugsort aus dem Koffer leben. Auch haben nicht alle die Mittel dafür.

Für alle, auf die das zutrifft, ist eine Workation eine gute Option, um Produktivität und Kreativität zu steigern. Sie können fremde Länder und Kulturen kennenlernen, in einer neuen Umgebung auftanken und neue Eindrücke sammeln. Im besten Fall ergeben sich sogar neue Kontakte, von denen Sie noch lange profitieren. Besonders gut eignet sich das natürlich für alle, die digital arbeiten – etwa im Online Marketing oder im Bereich der Programmierung.

Generell gibt es bei der Arbeit im Ausland ein paar Risiken, die Sie auf dem Schirm haben sollten. Auf was Sie konkret achten müssen, erfahren Sie im Artikel Remote im Ausland arbeiten: Diese fünf Risiken sollten Selbständige kennen.

Was müssen Sie rechtlich beachten?

Als Freelancer, Selbständige oder Selbständiger sind Sie verpflichtet, Ihre Steuern in dem Land abzuführen, in dem Sie Ihre Tätigkeit angemeldet haben. Arbeiten Sie zum Beispiel die meiste Zeit in Deutschland und haben dort Ihren sogenannten „gewöhnlichen Aufenthaltsort“, sind Sie steuerrechtlich an dieses Land gebunden. Verbringen Sie bei einer Workation mehr als 182 Tage im Ausland, greift allerdings das Steuerrecht Ihres neuen Aufenthaltsortes. Das gilt auch für die Sozialversicherungspflicht. Möchten Sie ein Drittland bereisen, können Sie Informationen bei den Auskunftsstellen des Spitzenverbandes Bund der Krankenkassen einholen.

Übrigens: Sie können die Kosten für eine Workation zum Teil steuerlich geltend machen. Das geht in Form sogenannter gemischter Reisekosten. Dafür müssen Sie über Belege nachweisen, dass Ihre Reise einen geschäftlichen Anlass hatte. Private und geschäftliche Ausgaben sollten Sie hierbei strikt trennen. Im Zweifelsfall ziehen Sie für die Steuerklärung eine Steuerberaterin oder einen -berater hinzu.

Berufliche Risiken reisen mit

Egal, wo Sie arbeiten, Sie müssen Ihr Business gegen Risiken absichern. Denn Gefahren drohen Ihrem Unternehmen überall. Dazu gehören:

• Rechtsverletzungen
  Beinahe jede Art von Content ist urheberrechtliche geschützt. Sie dürfen ihn also nicht ohne die Erlaubnis der Rechteinhaberin oder des Rechteinhabers verwenden. Auch Verstöße gegen das Wettbewerbsrecht, etwa durch ein fehlerhaftes Impressum oder Verletzungen des Marken- und Persönlichkeitsrechts führen in der digitalen Welt immer wieder zu Abmahnungen mit teuren Schadenersatzforderungen.
  Wie ein korrektes Impressum aussieht, verraten wir hier: Was gehört ins Impressum? Diese Pflichtangaben müssen Sie machen!
• Berufliche Fehler
  Fügen Sie Auftraggebenden oder anderen Dritten durch einen beruflichen Fehler oder ein Missgeschick einen Schaden zu, können diese Schadenersatz von Ihnen verlangen - egal von wo aus Sie gerade arbeiten.
• Cybercrime
  Ist gerade bei der Remote-Arbeit von unterwegs ein großes Thema: Ob Social Engineering, Malware oder Ransomware – Cybercrime ist auf dem Vormarsch. Treffen Sie daher Vorsichtsmaßnahmen wie regelmäßige Backups, Updates und lassen Sie bei öffentlichen Netzwerken Vorsicht walten.
  Noch mehr Tipps, wie Sie Ihr Business vor Cyberattacken schützen können, gibt es hier: Hackerangriff: So schützen Sie Ihr Business vor Cyberkriminalität.
• Sachschäden
  Dieses Risiko ist auch für digitale Berufe relevant. Stellen Sie sich vor, Sie werfen im Coworking-Space Ihre Kaffeetasse um und der Inhalt landet auf einem fremden Laptop. Schon ist ein Sachschaden entstanden, für den Sie gegebenenfalls aufkommen müssen.
• Datenschutz
  Auch wer als Freelancer oder selbständig arbeitet, muss sich an die Datenschutzgesetze in der EU und außerhalb halten – sonst wird es teuer. Worauf es dabei ankommt, lesen Sie in unserem DSGVO-Faktencheck.
  Sie sehen: Berufliche Risiken haben Sie auch bei einer Workation mit im Gepäck.

Workation: Organisation ist alles

Abgesehen vom rechtlichen Aspekt, gibt es einige organisatorische Aspekte, die Sie im Vorfeld unbedingt klären sollten.

Kommunikation

Bevor Sie Ihre Workation starten, sollten Sie Ihre Kundschaft in Ihre Pläne mit einbeziehen. Besprechen Sie dabei Punkte wie:

• Wie lange sind Sie weg?
• In welcher Zeitzone werden Sie arbeiten? Sind Verschiebungen zu beachten?
• Zu welchen Uhrzeiten werden Sie arbeiten?
• Wie sind Sie am besten erreichbar?

Kommunizieren Sie die Rahmenbedingungen und klären Sie Erwartungen – so gewährleisten Sie eine reibungslose Zusammenarbeit, egal wo Sie sich gerade aufhalten.

(Selbst-)Organisation

Wenn es darum geht, Dinge zu planen, fallen Menschen gern ihrem eigenen Optimismus zum Opfer. Wir neigen dazu, uns zu viel Arbeit aufzuladen und sind am Ende des Tages unzufrieden, wenn wir nicht alle Tasks erledigt haben. Oder wir setzen uns unter Druck und arbeiten bis zur Erschöpfung.

Gerade bei einer Workation ist die Gefahr, in diese Falle zu tappen groß. Seien Sie sich darüber im Klaren, dass Sie sich auch erstmal in der neuen Umgebung einleben und vielleicht ein paar Ihrer Gewohnheiten anpassen müssen. Da schaffen Sie gerade am Anfang vielleicht nicht den gewohnten Workload. Setzen Sie sich daher ein realistisches Arbeitspensum, dass Sie nicht überfordert und planen Sie großzügig.

Das Reiseziel

Ein weiterer wichtiger Schritt ist, zu bestimmen, wo Sie Ihre Workation verbringen wollen. Die Möglichkeiten sind da beinahe endlos. Falls Sie noch Inspiration brauchen oder die Auswahl ein wenig begrenzen wollen: Der Ferienhausanbieter home to go hat ein paar beliebte Workation-Ziele gesammelt.

Visum

Je nachdem, wo es hingehen soll, benötigen Sie vielleicht ein Visum. Die Bestimmungen unterscheiden sich hier je nach Land. Darüber sollten Sie sich umgehend informieren, sobald Sie sich entschieden haben, wo Sie Ihre Workation verbringen wollen. Denn bis Sie Ihr Visum erhalten, kann einige Zeit vergehen.

Krankenversicherung/ Auslandskrankenversicherung

Kürzere Aufenthalte im Ausland (in der Regel bis zu 6 Wochen) sind für gewöhnlich von der gesetzlichen und gegebenenfalls privaten Krankenversicherung abgedeckt. Für diese kürzeren Aufenthalte kann eine günstige ergänzende private Auslandsreisekrankenversicherung (meist für Aufenthalte bis zu 56 Tagen am Stück) sinnvoll sein. Um auch bei längeren Aufenthalten im Ausland bei Krankheit geschützt zu sein, sollten Sie vor Ihrer Workation eine zusätzliche Auslandskrankenversicherung für längere Reisen abschließen.

Sozialversicherung

So lange Sie 25 Prozent Ihrer Arbeit in Deutschland erbringen, sind Sie auch weiterhin dort sozialversichert. Halten Sie sich außerhalb der EU auf, muss zwischen Ihrem Wohnsitzland und dem Zielort Ihrer Workation ein Sozialversicherungsabkommen bestehen – sonst besteht die Möglichkeit, dass Sie bei längeren Aufenthalten im Ausland auch dort sozialversicherungspflichtig werden.

Die passende Unterkunft

Neben Punkten wie Lage, Größe und Ausstattung, die Ihren Bedürfnissen und Ihrem Budget entsprechen sollten, benötigen Sie vor allem eines: Eine stabile Internetverbindung. Denn nur mit einem passenden Internetzugang können Sie weiter Ihrer Arbeit nachgehen.

Legen Sie in diesem Zusammenhang auch unterwegs Wert auf eine gute Arbeitsplatzausstattung. Am Strand vom Liegestuhl aus zu arbeiten, klingt erst einmal gut. Doch wer schon mal acht Stunden mit krummem Rücken am Laptop saß, wünscht sich schnell einen ordentlichen Stuhl und einen Schreibtisch zurück. Halten Sie außerdem Augen und Ohren nach Co-Working-Spaces in der Nähe auf – die bieten ein professionelles Arbeitsumfeld und Austausch mit anderen Freelancern, die ebenfalls remote Arbeiten.

Sprachkenntnisse

Wenn es Sie ins Ausland zieht, sollten Sie sich zumindest grundlegend verständigen können. Das hilft, Kontakte zu knüpfen und wichtige Dinge selbständig zu organisieren. Eignen Sie sich am besten noch vor Beginn Ihrer Workation ein paar Basics an, dann fällt Ihnen der Start wesentlich leichter.

Anbieterinnen und Anbieter für Workations

Wenn Sie den organisatorischen Aufwand lieber in fachkundige Hände geben wollen, können Sie Kontakt zu Anbieterinnen oder Anbietern für Workations aufnehmen. Diese bringen Sie mit anderen Leuten zusammen, die ebenfalls Arbeit und Urlaub miteinander verbinden wollen. Auch das Organisieren einer Unterkunft und Dinge wie Transfer und Freizeitgestaltung übernehmen diese Unternehmen für gewöhnlich.

Workation: Arbeiten und die Welt entdecken

Unsere Arbeitswelt hat sich verändert. Auch wer als Freelancer oder selbständig arbeitet, erledigt seine Aufgaben längst nicht mehr nur im angemieteten Büro. Die Digitalisierung bietet tolle Möglichkeiten, das tägliche Business mit dem Sammeln neuer Eindrücke zu verbinden. Wenn Sie Ihre Workation im Vorfeld strukturiert organisieren und potenzielle Risiken bedenken, können Sie auf verschiedenen Ebenen davon profitieren. Sie befeuern Ihre Kreativität, arbeiten produktiver und lernen interessante neue Leute kennen.