Aller Anwalts-Anfang ist schwer: Die Must-Do´s und No-Go´s beim Mandantengespräch!

Unendlich viele Gesetzestexte gewälzt, den Schönfelder unzählige Male aufgeschlagen, eine Fülle an Wissen angeeignet und das schwierige Jurastudium abgeschlossen: Dann kann der Alltag als Anwalt beginnen! Oder etwa nicht? Wie sollen sich Berufseinsteiger ins Paragraphen-Business stürzen, Verhandlungsgeschick beweisen und den Kontakt mit Mandanten erfolgreich aufnehmen und pflegen? Theorie in allen Ehren, aber in der Praxis heißt es „Learning by doing“. Damit dabei nichts schiefläuft, ist es sinnvoll, die goldenen Regeln fürs Mandantengespräch zu kennen!

Wer punkten will, muss gut vorbereitet sein!

Die richtige Vorbereitung auf das Mandantengespräch ist das A und O. Deshalb sollte sich jeder Anwalt vorab umfassend informieren – Background-Wissen erwünscht! Hier gilt Regel Nummer 1: Je besser der Anwalt Bescheid weiß, desto besser kann er den Mandanten von seinem Können überzeugen!

Auf persönlicher Ebene kommt es darauf an, dass sich der Anwalt viele hilfreiche Informationen zu seinem Gesprächspartner verschafft. Denn wer sich ernsthaft für seinen Mandanten interessiert und ihm dies vermittelt, sorgt dafür, dass er sich gut aufgehoben und beraten fühlt. Doch Vorsicht: Das Gespräch sollte auf professioneller und nicht zu persönlicher Ebene stattfinden, sonst droht Fettnäpfchen-Gefahr!

Nicht nur der Mandant als Person sollte im Vordergrund stehen, sondern vor allem sein Anliegen. Hier sind der Wissensschatz und die inhaltliche Kompetenz des Anwalts gefragt. Zur optimalen Vorbereitung sind diese Fragen wichtig:

Um was geht es konkret in der Besprechung?
Liegen alle nötigen Informationen vor?
Welche Beratungsstrategien sind angebracht?
Wie viel Zeit beansprucht das Mandantengespräch?

Wichtig: Den Mandanten in die Vorbereitungen auf das Gespräch miteinbeziehen

Damit die hohe Arbeitsqualität des Anwalts von vornherein ins richtige Licht gerückt wird, kommt es nicht nur darauf an, dass der Anwalt optimal vorbereitet ist. Auch der Mandant sollte ausführlich informiert werden, was in der Besprechung auf ihn zukommt. Die Agenda beziehungsweise die einzelnen Inhalte des Gesprächs sollte der Mandant einige Zeit vor dem Meeting erhalten.

So werden Unklarheiten vorab aus dem Weg geräumt und der Mandant fühlt sich zu jeder Zeit gut beraten. Zudem kann er sich zielgerichtet auf das Gespräch vorbereiten. Positiver Nebeneffekt: Auf diese Weise gewinnen Anwalt und Mandant wertvolle Besprechungszeit!

Jedes Mandantengespräch braucht Ziele

Vorbereitungen abgeschlossen? Dann geht’s ans Eingemachte: Das Gespräch. „Einfach abwarten, was er zu sagen hat!“ und „Das Gespräch entwickelt sich schon!“ sind eindeutig die falschen Mottos für die erste Besprechung mit dem Mandanten. Regel Nummer 3: Für eine unmissverständliche Kommunikation sorgen, klare und eindeutige Ziele während des Gesprächs verfolgen und nicht abschweifen! Wer sich während der Besprechung an eine klare Gesprächsstruktur hält, vermittelt dem Mandanten Sicherheit und Zuverlässigkeit.

Als kleine Orientierungshilfe dienen folgende Leitfragen, mit denen sich der Anwalt vor dem Gespräch auseinandersetzen sollte:

Was soll mittels der Besprechung minimal erreicht werden?
Was kann mittels der Besprechung maximal erreicht werden?
Welche Alternativen gibt es?
Handelt es sich um ein reines Informationsgespräch oder soll der Mandant bereits eine Entscheidung treffen?
Welche Fragen sollen am Ende des Gesprächs geklärt sein?

Der Anwalts-Knigge

Hat das Gespräch erstmal begonnen, kommt es auf das Feingefühl des Anwalts an. Jeder Mandant verhält sich anders und in den meisten Fällen geht es in der Besprechung um hochsensible Fälle mit vertraulichen Daten. Trotzdem gibt es viele No-Go´s, die in so gut wie jedem Mandantengespräch fehl am Platz sind und auf die kein Anwalt zurückgreifen sollte. Um hier nicht in die Falle zu tappen, helfen folgende Tipps:

Nicht zum Besserwisser werden! Ein „Da bin ich anderer Meinung“ wirkt viel charmanter als ein „Das stimmt nicht“.
Nicht zum Lehrer werden! Fachliche Kompetenz in allen Ehren, im Mandantengespräch kommt es jedoch nicht darauf an, wie viel der Anwalt weiß. Deshalb lieber auf Formulierungen wie „Sie müssen…“ oder Wörter wie „alle“, „nie“, „immer“ & Co. verzichten!
Wer den Mandanten nicht in Panik versetzen will, verzichtet lieber auf Juristendeutsch und ersetzt Fachwörter durch verständliche Begriffe, die jeder kennt!
Der Anwalt muss dem Mandanten eine negative Nachricht überbringen? Dann nicht leugnen oder verdrängen. „Ehrlich bleiben, nichts beschönigen, Lösungsvorschläge aufzeigen!“ heißt die Devise.
Offen sein für konstruktive Kritik und diese nicht von vornherein ablehnen! Hier können Feedbackgespräche hilfreich sein. Lob aussprechen ist erlaubt – doch nur in Maßen. Dabei angemessen und ehrlich bleiben und keine Hymnen trällern.
Zeit für das Gespräch nehmen und für einen störungsfreien Ablauf der Besprechung sorgen!
Geld ist oftmals ein unliebsames Thema. Trotzdem gilt: Von Anfang an mit offenen Karten spielen und über Zahlungsmodalitäten informieren, bevor das Ganze ein unschönes Ende nimmt.

Nicht nur vor- sondern auch nachbereiten!

Um über das Mandantengespräch nachträglich nicht den Überblick zu verlieren, empfiehlt es sich, die wesentlichen Erkenntnisse und Vereinbarungen des Treffens schriftlich festzuhalten. Regel Nummer 5 besagt: Erstellen Sie ein Besprechungsprotokoll! So gehen keine wichtigen besprochenen Inhalte verloren.

Gespräch vorbei, Projekt beendet? Nicht ganz! Wer dem Mandanten einen Rundum-Service bieten und die Wirkung der Besprechung erhöhen will, kann das Mandantengespräch in einem sogenannten „Follow Up“ nachbereiten. Dafür kann sich der Anwalt das erstellte Besprechungsprotokoll schnappen und den Mandanten beispielsweise telefonisch kontaktieren: So werden die wichtigsten Vereinbarungen erneut aufgegriffen sowie die Ziele des Gesprächs reflektiert. Zudem können in der Nachbesprechung weitere Schritte besprochen werden.

Mandantengespräch schief gelaufen?

Aufwändige Vorbereitung, Nachbereitung und dann kann während des Gesprächs noch einiges schiefgehen – Mandantengespräche haben es definitiv in sich! Trotz aller Sorgfalt kann im stressigen Anwalts-Alltag einiges drunter und drüber gehen oder ein berufliches Missgeschick, zum Beispiel ein Beratungsfehler, unterlaufen. Um in solchen und anderen Fällen optimal abgesichert zu sein kommt es auf eine gute Berufshaftpflichtversicherung an. Die Anwaltshaftpflicht über exali.de sichert den Anwalt im Ernstfall bestmöglich ab und übernimmt eventuelle Schadenersatzforderungen.