Gesetz reformiert: Anforderungen an elektronische Rechnung vereinfacht

Erleichterung für Unternehmen: Seit dem ersten Juli dieses Jahres hat der Gesetzgeber die Anforderungen an elektronische Rechnungen vereinfacht. Seitdem können Firmen solche Rechnungen ohne qualifizierte Signatur oder Electronic Data Interchange-Verfahren (EDI) verschicken. Doch ganz so einfach ist die neue Regelung nicht: Trotz Reform müssen sich Rechnungssteller an eine Reihe verpflichtender Vorgaben halten, die Echtheit und Unversehrtheit garantieren.

Das bedeutet konkret: Der Absender muss identifizierbar sein (Echtheit und Authentizität), der Inhalt darf auf dem Weg von Absender zu Empfänger nicht verändert werden (Unversehrtheit und Integrität) und die elektronische Rechnung muss maschinell ausgewertet werden können.

Maschinelle Auswertbarkeit bedeutet, dass die elektronische Rechnung auf einem Datenspeicher gespeichert werden muss, der keine Änderung zulässt und lesbar sowie maschinell auswertbar ist. Mehr zu genauen Begriffsdefinition steht in einem Dokument des Bundeministeriums für Finanzen (siehe Frage elf).

Zulässige Verfahren für die Übermittlung von elektronischen Rechnungen

Nach § 14 Abs. 1 Satz 8 UStG ist die elektronische Rechnung eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Hierunter fallen Rechnungen, die per E-Mail ggf. mit PDF- oder Textdateianhang, per Computer-Telefax oder Fax-Server, per Web-Download oder im Wege des Datenträgeraustauschs (EDI) übermittelt werden.

Auch DE-Mail oder E-Post können zukünftig für die elektronische Übermittlung einer Rechnung verwendet werden.

Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass eine Signatur nicht mehr vorgeschrieben ist, aber natürlich verwendet werden kann.

Ohne innerbetriebliches Kontrollverfahren ist eine „einfache“ elektronische Rechnung ungültig

Verwendet der Unternehmer keine qualifizierte elektronische Signatur oder das EDI-Verfahren, können die vom Gesetzgeber geforderte Authentizität und Unversehrtheit mittels eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens – also einer Rechnungsprüfung – nachgewiesen werden.

Ein wichtiger Punkt. Denn fehlt der Nachweis einer solchen Kontrolle, werden alle elektronischen Rechnungen ungültig. Die Konsequenz: Die Vorsteuer muss zurückgezahlt werden, es werden Zinsen von sechs Prozent (pro Jahr) erhoben und der Finanzprüfer kann den Abzug des Rechnungsbetrages als Betriebsausgabe verweigern.

Die Rechnungsprüfung sollte also so durchgeführt (und dokumentiert) werden, dass der Finanzprüfer diese Kontrolle auch nachvollziehen kann. Eine standardisierte Vorgehensweise gibt es dazu allerdings nicht. Welche Schritte zu einer Rechnungsprüfung gehören, dazu gibt Rechtsanwalt Thomas Schwenke Hinweise (siehe weiterführende Informationen).

Elektronische Rechnung bei exali: Verifikationsprotokoll für Kunden

Und so handhaben wir die elektronische Rechnung bei exali: Die Forderungen des Gesetzgebers an eine elektronische Rechnung haben ihre Grundlagen im Umsatzsteuergesetz (da sie Umsatzsteuer-Vorwegabzug ermöglichen).

Rechnungen von Versicherungen (so auch die exali Rechnung zur Haftpflichtversicherung) fallen jedoch nicht unter §14 Abs. 4 UStG. Denn Beitragsrechnungen zu Versicherungen weisen keine Umsatzsteuer, sondern die Versicherungssteuer aus.

Trotzdem haben wir von exali uns bereits Anfang 2010 dazu entschieden, keine „einfachen“ elektronischen Rechnungen zu erstellen, sondern alle elektronischen Rechnungen mit einer qualifizierten Signatur zu versehen. Damit stellen wir die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts sicher.

Zudem können sich unsere Kunden jederzeit ein Verifikationsprotokoll der elektronischen Rechnung im Kundenbereich „Mein exali“ buchstäblich auf Knopfdruck erstellen.

Dadurch erfüllen wir – auch wenn es gesetzlich nicht gefordert ist – die umsatzsteuerlich relevanten Vorgaben vor der Lockerung der gesetzlichen Regelungen und selbstverständlich auch danach.

Weiterführende Informationen

© Flora Anna Grass – exali AG