Die Kundschaft zahlt nicht? Das können Sie tun!

Betreiben Sie Ursachenforschung

Dieser Punkt ist schon allein wichtig, um das Verhältnis zu Ihren Kundinnen und Kunden nicht zu schädigen. Schließlich wollen Sie sich nicht um lukrative Folgeaufträge bringen. Denn manchmal steht hinter einer unbezahlten Rechnung tatsächlich keine böse Absicht. Womöglich hat Ihre Auftraggeberin oder dein Auftraggeber das Bezahlen der Rechnung einfach vergessen. In so einem Fall bewirkt eine freundliche Erinnerung im ersten Schritt wesentlich mehr, als ein Mahnverfahren anzudrohen.

Eine andere Möglichkeit: Ihre Kundschaft ist aktuell einfach nicht liquide. Das ist zwar ärgerlich, aber auch hier ist es nicht nötig, die Beziehung gleich zu beenden. Bieten Sie es stattdessen erstmal an, die ausstehende Rechnung in Raten zu begleichen. Oder Sie gewähren einen Zahlungsaufschub– diese Geste wird Ihre Kundin beziehungsweise Ihr Kunde garantiert nicht vergessen. Lassen Sie sich hier aber nicht von falschen Versprechungen beeindrucken. Nehmen Sie die oder den säumigen Auftraggebenden auf jeden Fall in die Pflicht. Einmal getroffene Vereinbarungen sind einzuhalten.

Natürlich kann es sein, dass Ihre Kundschaft mit dem gelieferten Resultat unzufrieden ist. So unangenehm das auch ist: Hier hilft vor allem ein sachliches, persönliches Gespräch – nur so finden Sie heraus, was nicht stimmt und können die Unstimmigkeiten ausräumen. Ist beispielsweise die Rechnung fehlerhaft, stellen Sie sie in korrigierter Fassung neu aus. Stimmt allerdings etwas mit dem Ergebnis des Projekts nicht, bieten Sie im Rahmen Ihrer Möglichkeiten eine Erstattung oder einen Austausch an. Im Idealfall treffen Sie sich für einen Kompromiss in der Mitte. So können Sie die Geschäftsbeziehung zum beiderseitigen Vorteil erhalten.

Gehen Sie Schritt für Schritt vor

In manchen Fällen ist die Situation dermaßen verfahren, dass eine Einigung im Gespräch nicht möglich ist. Begleicht eine Kundin oder ein Kunde eine Rechnung nicht, können Sie daher mehrere Eskalationsstufen durchlaufen.

Schritt 1: Zahlungserinnerung
Wie eingangs erwähnt, hat Ihre Auftraggeberin oder Ihr Auftraggeber womöglich einfach vergessen, die Rechnung zu begleichen. Daher sollten Sie nicht gleich mit einem Mahnverfahren drohen, sondern erstmal ein paar höfliche Zeilen schreiben, die an die fällige Zahlung erinnern. Trotzdem ist es wichtig, der anderen Partei klar zu machen, dass sie das Zahlungsziel verfehlt hat und nun im Verzug ist. Am besten legen Sie im Schreiben direkt noch ein neues Zahlungsziel fest.

Schritt 2: Aufwand bewerten

Äußern sich Auftraggebende auch nach einer Zahlungserinnerung nicht, ist der nächste Schritt ein (außergerichtliches) Mahnverfahren. Es ist sinnvoll, Kosten und Nutzen gegeneinander abzuwägen, bevor Sie zur Tat schreiten. Wer wöchentlich Rechnungen im vier- oder fünfstelligen Bereich verschickt, wird einem ausstehenden Betrag von 50 Euro nicht lange hinterherjagen. Wer aber gerade erst ein eigenes Business auf die Beine gestellt hat, für den spielt diese Summe durchaus eine Rolle.

Fragen Sie sich auch, wie wichtig Ihnen die künftige Zusammenarbeit mit dieser Kundschaft ist: Haben Sie kein Interesse daran, die Geschäftsbeziehung fortzusetzen, können Sie die Zahlung vehement einfordern. Möchten Sie die Kundin oder den Kunden jedoch halten, empfiehlt sich gerade zu Beginn ein taktvolleres Vorgehen mit einem Anruf oder ein paar freundlichen Zeilen.

Schritt 3: Außergerichtliche Mahnung

Tut sich nach einer Zahlungserinnerung nichts, haben Auftraggebende die Rechnung wohl nicht einfach nur vergessen und Sie können guten Gewissens härtere Geschütze auffahren – das außergerichtliche Mahnverfahren.

Dafür setzen Sie ein Mahnschreiben auf. Machen Sie der Adressatin beziehungsweise dem Adressaten darin sachlich klar, wie dringend die Zahlung ist. Üblich sind dabei drei Schreiben bis entweder die Zahlung erfolgt oder Sie weitere juristische Schritte unternehmen – der Ton darf dabei ruhig immer nachdrücklicher werden, um die Dringlichkeit der Sache klarzumachen. Sie haben außerdem die Möglichkeit, ab der zweiten Mahnung Mahngebühren zu berechnen. Im dritten Mahnschreiben ist es zudem legitim, darauf hinzuweisen, dass Sie weitere rechtliche Schritte unternehmen, sollte die Zahlung bis zum vereinbarten Zeitpunkt weiterhin ausbleiben.

Schritt 4: Das gerichtliche Mahnverfahren

Kommt Ihre Kundschaft trotz Mahnung ihrer Zahlungsverpflichtung nicht nach, gibt es eine weitere Möglichkeit: Das gerichtliche Mahnverfahren. Es ist der letzte Schritt, um doch noch an Ihr Geld zu kommen. Um dieses Verfahren einzuleiten, müssen Sie einen Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids stellen. Das zuständige Gericht schickt diesen Bescheid anschließend an die Schuldnerin oder den Schuldner. Machen Sie sich jedoch bewusst: Ein Mahnbescheid kostet Geld, das Sie vorstrecken müssen. Die Höhe hängt vom Rechnungsbetrag ab.

Die betroffene Person hat nun drei Möglichkeiten:

• Die ausstehende Summe bezahlen
• den Bescheid ignorieren
• ihm widersprechen.

Reagiert sie nicht, können Sie einen Vollstreckungsbescheid beantragen. Auch gegen den können Adressatinnen oder Adressaten innerhalb von zwei Wochen nach Zustellung nochmal Widerspruch einlegen. Ist das der Fall, geht der Streit vor Gericht. Widerspricht die Kundschaft bereits dem Mahnbescheid, wird der Streit ebenfalls vor Gericht verhandelt – holen Sie sich dafür unbedingt juristische Unterstützung.

Ignorieren Auftraggebende einen Mahnbescheid, können Sie einen Antrag auf Erlass eines Vollstreckungsbescheids stellen. Mit ihm können Sie Ihren Anspruch durch eine Gerichtsvollzieherin oder einen -vollzieher eintreiben lassen.

Schritt 5: Verbuchen als uneinbringliche Forderung

In manchen Fällen zeichnet sich irgendwann leider ab, dass Sie Ihr Geld nicht mehr erhalten. Manchmal ist die Schuldnerin oder der Schuldner insolvent. Oder die betreffende Person hat sich einfach aus dem Staub gemacht und ist nicht mehr greifbar. Dann sollten Sie den nicht entrichteten Betrag als sogenannte uneinbringliche Forderung verbuchen.  So bekommen Sie wenigstens die schon abgeführte Umsatzsteuer zurück.

Inkasso statt Mahnverfahren

Möchten Sie trotz erfolgloser außergerichtlicher Mahnung kein gerichtliches Mahnverfahren einleiten, können Sie sich stattdessen an ein Inkassounternehmen wenden. Dieses Unternehmen „übernimmt“ die ausstehende Forderung und treibt sie ein. Einen gewissen Prozentsatz der eingetriebenen Summe behält das Unternehmen als Bezahlung. Allerdings bekommen Sie immerhin einen Teil des ausstehenden Betrags zurück und sparen sich das Gerichtsverfahren.

Im Artikel Factoring: Das sind die Vor- und Nachteile für Selbständige erfahren Sie, wie Ihr Business von diesem Modell profitiert.

Für besonders harte Fälle: Die Strafanzeige

In besonders schweren Fällen können Sie eine Anzeige wegen Betrugs stellen. Das bietet sich zum Beispiel an, wenn Sie den Verdacht haben, dass Ihre Kundschaft den Betrag für Ihre Leistung von Vornherein nicht aufbringen konnte.

Verzichten Sie hier unbedingt auf übereilte Aktionen. Lassen Sie sich anwaltlich beraten! Denn stellen Sie zum Beispiel rein aufgrund Ihres Ärgers und ohne jede Grundlage eine solche Anzeige, droht Ihnen eine Verleumdungsklage.

Beugen Sie unbezahlten Rechnungen vor

Sie werden nie vollständig verhindern können, dass jemand einen Rechnungsbetrag nicht begleicht. Doch es gibt ein paar Maßnahmen, die dem zumindest ein Stück weit vorbeugen:

• Gestalten Sie Zahlungsfristen nicht zu lang – das gilt auch bei Teilzahlungen im Rahmen von Werkverträgen oder beim Abrechnen von Stunden innerhalb von Dienstverträgen
• Versenden Sie Mahnschreiben rechtzeitig
• Verleihen Sie Ihren Forderungen durch ein gerichtliches Mahnverfahren oder das Hinzuziehen eines Inkassounternehmens mehr Nachdruck
• Verweigern Sie schon früh weitere Leistungen, wenn Kundinnen und Kunden Zahlungsverpflichtungen nicht nachkommen – so vergrößern sich die Forderungen wenigstens nicht

Um den Überblick nicht zu verlieren, sollten Sie Ihr Forderungsmanagement zusätzlich mit einem passenden Tool organisieren. Das funktioniert zum Beispiel sehr gut mit der Buchhaltungssoftware unsere Partners sevDesk.

Kundschaft zahlt nicht? Handeln Sie rechtzeitig!

Mit Ihrer Kundschaft um Zahlungen zu streiten, ist unangenehm, aber manchmal leider notwendig. Wichtig ist, dass Sie die Sache zeitnah in die Hand nehmen und bei Zahlungsausfällen zügig und überlegt reagieren. Am Ende geht es schließlich um die Liquidität Ihres Business und Ihre Existenz.