E-Rechnungspflicht ab 2025! Das kommt jetzt auf Selbständige zu

Welche Regelungen gelten für die E-Rechnung?

Laut Christian Schmidt, CTO und Co-Founder der Softwarefirma orbnet, handelt es sich bei einer elektronischen Rechnung um ein Dokument, das für Maschinen leicht zu lesen und elektronisch zu verarbeiten ist. Die Daten einer Rechnung in einer E-Mail oder als PDF zu versenden genügt künftig also nicht mehr. Rechnungen müssen dann die europäische Norm EN 16931 erfüllen.

In der Praxis werden von manchen Unternehmen bereits zwei Formate verwendet, die diese Norm erfüllen: „ZUGFeRD 2.x“ und „XRechnung“. Hinzu kommt „Peppol-BIS-Billing“ für das Peppol-Netzwerk. Hybride Formate wie ZUGFeRD bestehen dabei oft aus einer Bilddatei und einem strukturierten Datensatz in XML. Hier wird vor allem der strukturierte Teil maßgeblich für die Rechtskonformität sein. Das heißt, sollte eine Rechnung von den gesetzlichen Vorgaben abweichen, werden XML-Bestandteile vor der Bilddatei betrachtet. Damit werden die bisherigen rechtlichen Gegebenheiten nach Abschnitt 14.4 Abs. 3 Satz 4 Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) umgekehrt.

Wer ist betroffen?

Alle Unternehmen sind ab 1. Januar 2025 verpflichtet, elektronische Rechnungen zu versenden und zu empfangen. Für den Versand gelten nach § 27 Absatz 39 Umsatzsteuergesetz (UStG-E) allerdings folgende Übergangsregelungen:

• Zum 1. Januar 2025 entfällt der Vorrang der Papierrechnungen. Das heißt, Empfängerinnen und Empfänger dürfen nicht mehr auf Papierrechnungen bestehen, sondern müssen ein elektronisches Format akzeptieren.
• Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Selbständige und Unternehmen Rechnungen weiterhin auf Papier versenden. Wollen Sie Rechnungen in einem anderen elektronischen Format Versenden als gesetzlich vorgeschrieben (zum Beispiel PDF), ist das nur mit Einwilligung der Empfängerin beziehungsweise des Empfängers möglich.
• Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen elektronische Rechnungen versenden, wenn sie im vorherigen Jahr mehr als 800.000 Euro Umsatz erwirtschaftet haben. Firmen mit weniger Umsatz ist es noch bis zum 31. Dezember 2027 gestattet, ihre Rechnungen auf Papier zu verschicken.
• Am 1. Januar 2028 ist die E-Rechnung für alle unternehmen Pflicht. Bisher kann das EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange-Verfahren) auch nach 2028 genutzt werden. Beim EDI handelt es sich um ein elektronisches Standardformat, das papierbasierte Dokumente ersetzen soll. Wichtig ist, dass ab dem 1. Januar 2028 aus der EDI-Rechnung ein Meldedatensatz gemäß dem Umsatzsteuergesetz extrahiert werden kann.

Achtung: In seiner jetzigen Form entspricht das EDI-Verfahren nicht den europäischen Vorgaben. Der Gesetzgeber will die Bedeutung dieses Formats für bestimmte Wirtschaftssektoren allerdings berücksichtigen. Deshalb sollen Lösungen erarbeitet werden, um auch künftig die rechtskonforme Verwendung des EDI-Verfahrens zu gewährleisten. Künftige technische Anpassungen sind dennoch nicht ausgeschlossen, sollen aber auf das Nötigste begrenzt werden.

Welche Ausnahmen gibt es?

Ausgenommen von der Pflicht zur E-Rechnung sind Rechnungen für Kleinbeträge unter 250 Euro sowie Umsätze, die nach Paragraf 4 Nummer 8 bis 29 Umsatzsteuergesetz (UStG) von Steuern befreit sind. Auch Fahrausweise müssen nicht nach den Vorgaben für E-Rechnungen übermittelt werden (Paragraf 34 Umsatzsteuerdurchführungsverordnung (UStDV)).

Ausblick: System zur VAT-Meldung

Zu einem noch nicht bekannten Zeitpunkt müssen Unternehmen für jede elektronische Rechnung eine transaktionsbezogene VAT-Meldung (Rechnungsauszug) an ein bundeseinheitliches Verwaltungssystem senden. Diese Meldung erfolgt entsprechend den EU-Vorgaben für innergemeinschaftliche Lieferungen und Leistungen nach VAT in the Digital Age, kurz ViDA (Maßnahmenpaket zur Modernisierung des EU-Mehrwertsteuersystems). Auf lange Sicht ist in den nächsten Jahren mit einer vollständigen Digitalisierung der Umsatzsteuer zu rechnen.

Was müssen Betroffene jetzt tun?

Für Empfängerinnen und Empfänger von Rechnungen gibt es keine Übergangsregelung. Sie müssen schon ab 1. Januar 2025 fähig sein, E-Rechnungen zu empfangen, zu verarbeiten und zu archivieren. Dabei hilft eine umfassende Verfahrensdokumentation. So identifizieren Unternehmen Prozesse, die angepasst werden müssen. Das sorgt für Effektivität und Kosteneffizienz. Zusätzlich halten Sie sich an die Vorgaben der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GobD).

Daher sollten Betroffene bereits jetzt prüfen, ob sie auf diese Gegebenheiten sowohl technisch als auch organisatorisch vorbereitet sind. Christian Schmidt von orbnet geht davon aus, dass technische Anpassungen für Unternehmen unumgänglich sind – sofern sie das Thema E-Rechnung nicht an Dienstleisterinnen oder Dienstleister auslagern. Denken Betroffene darüber nach, dieses Thema an Fachleute auszulagern, sollten sie sicherstellen, dass nicht nur der Versand elektronischer Rechnungen unterstützt wird, sondern auch das Auslesen und Verarbeiten. Dazu kommt neben dem Implementieren der notwendigen Tools gegebenenfalls auch eine Schulung der Mitarbeitenden. Auf lange Sicht rechnet er damit, dass nicht nur die Kosten sinken, sondern auch Fehler erheblich reduziert werden.