Effizientere Meetings: Das können Freelancer tun

„Da hätte auch eine E-Mail gereicht.“ Diesen Gedanken hatten sicher schon einmal alle, die in einem endlosen Meeting saßen. Gerade wenn Sie als Freelancer für ein Unternehmen tätig sind, scheint es kein Entrinnen zu geben. Meeting Coach und Autor Pascal Baumgartner will das mit seinem Buch „Happy Meeting“ ändern. Im Interview verrät er, wie eine effizientere Meeting-Kultur für alle gelingt.

Arbeiten für eine bessere Meeting-Kultur: Lohnt sich das?

exali: Wir saßen wohl alle schon mal in langweiligen oder sogar nervigen Meetings. Aber gehört das gerade als Freelancer nicht einfach dazu? Wieso sollte ich Energie investieren, daran etwas zu ändern?

Pascal Baumgartner:

Wenn man sich überlegt, was man schon mit einzelnen Hacks alles erreichen kann, lohnt sich jede noch so kleine (oder große) Bemühung in Richtung Happy Meeting. Es ist ja nicht nur das eine Meeting. Wenn man Veränderungen gezielt und bewusst angeht, ändert man alle zukünftigen Meetings. Zudem rettet man die Zeit aller Teilnehmenden (die finden es oft auch langweilig und werden das erfahrungsgemäß sehr schätzen).

Meiner Meinung nach ist jedes Meeting eine Chance – und zwar eine ziemlich große! Wenn sie gut gemacht sind, sind sie keine Zeitverschwendung, sondern Fortschrittsmaschinen.

 

exali: Freelancer haben noch immer Hemmungen, Meetings mit Kundinnen oder Kunden ihren eigenen Stempel aufzudrücken. Wie kann ich Änderungen anstoßen, ohne irgendwelche Befindlichkeiten zu verletzen?

Pascal Baumgartner:

Guter Punkt. Wenn du allerdings weißt, dass dir alle Anwesenden dankbar sind, kriegt das „Stempel aufdrücken” einen ganz anderen Kontext. Du bist nicht länger ein Opfer der Umstände, sondern wirst für deine Bemühungen gefeiert. Garantiert.

Und damit es sich für niemanden so anfühlt, als würdest du mit der Tür ins Haus fallen, habe ich ein paar diplomatische und konkrete Formulierungen dabei:

„Damit wir das Beste aus unserer Zeit rausholen – wäre es okay für euch, wenn wir eine sportliche Agenda festlegen und ich die Moderation übernehme?“

„Eine großartige Idee, das sollten wir an anderer Stelle unbedingt nochmals genauer anschauen. Damit wir hier aber pünktlich fertig werden, würde ich diese Idee gerne auf den Parkplatz packen. Kennt ihr den Parkplatz? Ein großartiges Tool, um Ideen, Inputs und Fragen zu parken”

Kleine Anpassungen mit großer Wirkung. Und wenn klar wird, dass dein Vorschlag das Meeting verbessert, werden andere höchstens fragen, warum es nicht immer so lief. Du hast damit die ersten Veränderungen geschafft und kannst darauf aufbauen.

Tipp:

Auch bei der Projektplanung ist ein planvolles Vorgehen wichtig. Unser Artikel Checkliste Projektvertrag: Die wichtigsten Inhalte und Infos zeigt, wie das gelingt.

Effiziente Meetings: Vorbereitung ist alles!

exali: Lass uns konkret werden: Wie bereite ich ein Meeting mit einer (potenziellen) Kundin oder einem Kunden optimal vor?

Pascal Baumgartner:

Die Antwort könnte etwas ausführlicher werden. Denn eine gute Meeting-Vorbereitung ist der Schlüssel zu produktiven und effektiven Besprechungen:

1. Klare Agenda erstellen und teilen
2. Die richtigen Teilnehmenden einladen
3. Vorbereitung der Materialien und der Techniktest
4. Meeting-Rollen definieren
5. Atmosphäre und Energie vorbereiten
6. Zeitmanagement optimieren
7. Erwartungsmanagement und sauberer Abschluss

Meetings steuern: Mittendrin statt nur dabei

exali: Können Freelancer auch während des Gesprächs etwas tun, um das Meeting positiv zu steuern?

Pascal Baumgartner:

Aber ja, so einiges. Die Methode Happy Meeting gibt auch hier konkrete Inputs. Als Freelancer können wir in Meetings gute und aktive Gesprächspartnerinnen und -partner sein. Das schaffen wir, indem wir ...

…Wertschätzung und Dankbarkeit zeigen.

…gut zuhören, neugierig sind und gute Fragen stellen.

…Empathie und Verständnis zeigen.

…lösungsorientierte und gewaltfreie Kommunikation fördern.

…einfach mal lächeln und die Dinge mit Humor nehmen.

…das Eis brechen und bei Fragen einfach mal spontan mit einer Antwort einspringen.

exali: Welche Tipps hast du für den Umgang mit schwierigen Charakteren in einem Meeting (Querulanten, Schweiger, Unpünktlichkeit, Unterbrechungen etc.)?

Pascal Baumgartner:

Meetings laufen besser, wenn alle ihre Rolle kennen – und du kannst dazu beitragen. Ob in der Moderation oder als teilnehmende Person.

Meeting vorzeitig beenden: Wann, wie und warum?

exali: Gibt es Situationen, in denen es sinnvoll ist, ein Meeting abzubrechen?

Pascal Baumgartner:

Ja, solche Situationen gibt es – und man erkennt sie meist daran, dass ein Meeting ins Stocken gerät oder sich inhaltlich im Kreis dreht. Spätestens wenn unklar ist, was überhaupt erreicht werden soll oder ob die richtigen Personen am Tisch sitzen, sollte das Meeting hinterfragt werden.

Breche das Meeting ab, wenn…

In solchen Fällen hilft ein wertschätzender Satz wie: „Ich habe das Gefühl, dass wir hier nicht weiterkommen/zu den nötigen Ergebnissen kommen – macht es Sinn, das Meeting zu vertagen?“

Fazit: Meetings sind, was wir daraus machen. Und Freelancer können Game-Changer sein. Wir sollten Meetings als Chance sehen, dies kommunizieren und damit die Meetingkultur besprechbar machen. Damit das funktioniert, müssen wir alle ein gutes Vorbild sein sowie Struktur und wertschätzende Kommunikation in jedes Meeting bringen.

Und das Wichtigste zum Schluss: Habt Spaß, in Meetings und bei allem, was ihr tut.

Unser Interviewpartner Pascal Baumgartner:

 

Pascal Baumgartner von HappyMeeting.com ist Meeting-Coach und hat eine Methode entwickelt, um mit einer neuen Meetingkultur einen Dreisprung zu schaffen: Kosten sparen, Effizienz steigern und Mitarbeitende motivieren. Zusammen mit Danny Wünsch hat er das Buch Happy Meeting – Das Playbook für eine großartige Zukunft (2023) herausgebracht.

Seit nunmehr über zwei Jahren verändern sie die Meetingkulturen mittelgroßer und großer Organisationen. Zu ihrer Kundschaft gehören (Auszug): DB regio, Amnesty International, Green Planet Energy, Targobank, St. Galler Kantonalbank, ELO Digital Office, Saatchi & Saatchi, Neue Zürcher Zeitung, Migros, Kantonales Steueramt Zürich, Station Zürich, berry, Milch & Zucker und DEPT.